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船务,也是报关行业中的一个重要岗位。现在无纸化申报盛行,在口岸递单、报关行审单、录入的人分分钟都会被替代。但是,所有生产企业都要出口,出口货物都要租船订舱,这就需要船务人员跟货代的交接。退一万步讲,可以网上下单,但是协调工作和单据交接还是需要人工。所以说呢,学好船务可以有比在报关行有更高的收入。你不了解的报关岗位——船务- X6 K' N/ e! e
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下面,我们就简单介绍下一家公司的出口船务人员操作流程
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6 i0 o" X8 I: N1、客人把订单下到公司,经公司各部门的产能评估后,作出的生产日期和出货日期的安排。
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2、船务部接到业务部下达的订单后,根据订单出货日期录入出货排程。2.按PO数量排柜2 F6 f; P3 s' C9 P6 f6 l
按可以拼柜的货算出总材积再分别看能装多少个柜,什么柜型?/ K) ^! A5 o! u- G5 z3 m
一般货柜有20’GP--(L)591*(W)234*(H)238CM=32.91CBM7 q: o5 {& q/ X+ t9 D: V+ X
40’GP--(L)1204*(W)234*(H)238CM=67.05 CBM
7 F2 J3 e6 H+ O" I7 ?40’HQ--(L)1204*(W)234*(H)268CM=75.50 CBM& x. ]% c2 z. ~2 G
45HQ--(L)1360*(W)234*(H)268CM=85.28 CBM& _* p% H" e: ^2 [
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以上为理论尺寸,即完全没有空隙的地方,实际因为箱子的大小不同,不可能装柜率达到100%
7 `2 f5 n/ h( p% p1 G: \7 G一般货柜实际尺寸为
" z- W+ K0 f. Y! p/ ~5 g1 p6 V20’GP-----28CBM
. r! ? C- l, Z8 A6 M40’GP-----56~59CBM# E# F& F, @ ?
40’GP-----65~67CBM
8 x0 K6 f% M y8 P& {% ~/ f. |8 ~45’GP-----75~77CBM. k4 s& d8 I6 m$ Z, q
(PO----Purchase Order 采购订单, , U% M% N* J, e5 K8 ?( J4 @+ }
长X宽X高(米)=CBM
# X2 V4 z( h' F! i长X宽X高 (inch英寸)/1728/35.315=CBM
) O- E+ s+ f* W' j1inch=2.54CM
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当然,现在还有装柜软件,简单的、数据精确的产品装柜可以用软件计算,但如果裸装或者不规则的产品软件是用不来的
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3 i- G2 J# ?: \, ^8 w+ a3.BOOKING(订舱)1 y( V% \8 A5 G& {: y' [
BOOKING 一般做FOB的客户都会指定它的货代来帮他出货,不同的客户向不同的货代订舱,现在网络通讯发达,一些比较大的货代要求客户在网上系统中订舱。比如马士基(MEARSK)要求在MPS上订舱,NKY要求在它的NYK E-BOOKING 上进行订舱。
3 C! ]) X, O5 W; k2 m6 @- q/ ^其他的小公司一般要求填写他们公司的BOOKING FORM。然后E-MAIL或传真给它就行。
& b. w1 g$ I9 t9 J" T; QBOOKING需填写的内容有: SHIPPER(出货人),CONSIGNEE(收货人)NOTIFY(通知人);PORT OF LOADING(装运港)PLACE OF RECEIP(收货地);PORT OF DISCHARGE(目的港),MARKS & NUMBERS 唛头;NO OF PKGS(件数)DESCRIPTION OF GOODS (产品描述) KG (总重) CBM (总材积)
$ ], R1 j, c2 K4 j4 |% S" E. z/ H若付款条件是L/C是话,以上内容必须跟L/C 一致,(最好大小写,标点符号也一致)
# Q5 r$ J/ f, B还要在FREIGHT PERPAID (预付) 或 FREIGHT COLLECT (到付)后面打个V,
3 f! F5 f# y W9 C7 ODOCUMENT REQUIRED 后面选择是文件要出B/L,还是FCR形式的提单。(B/L 表示BILL OF LOAD, FCR 表示 FORWARDER CARGO RECEIPT,二者都叫提单,这要看L/C 上要求要的是BL 还是FCR)
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填完BOOKING后发给FORWARDER(货代),一般一个星期内会跟你确认,! s& C) t. m7 G( Z4 w, T
注意,一般BOOKING要在货期前2~3个星期向FORWARDER BOOKING, 如果太晚向他BOOKING,会拿不到船位,因为在旺季的时候经常爆舱,要提前预订。(客户指定的FORWARDER 一般都很拽,你要对他客气一点才会及时给你S/O,而自已选择的FORWARDER 你就可以对他们拽一点,他会毕恭毕敬滴。常常被人凶的人这时可以报仇啦!!!!
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4.确认BOOKING拿到S/O.! a4 R% W! y# G! K3 H1 F5 m
收到FORWARDER 的S/O,要检查的是,S/O# (SHIPPING ORDER NO 或BOOKING NO)柜型与货柜数量是不是与你所订的一致。CY CLOSING (DATE)(结关日);VESSEL /VOYAGE (船名/航次)SI CUT OFF DATE (截补料时间)美洲线补料在开船前3~4天。欧亚线在开船后也可。$ s( I/ Q5 Q3 V8 T5 p- c3 k
(附:SI是SHIPPING INSTRUCTURE(提单补料)的意思# L- a4 l1 f4 v/ @+ j/ o' \+ n
在出正本提单之前,要将提单上所要需要显示的资料提供给船公司或货代,由做单员根据你提供的资料做出提单确认件,并经你检查无误后出正本提单。而你提供给船公司货代的这些资料就是提单补料。)
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5.在结关前安排拖柜,补料。7 ]' I9 {/ I# P; { e
把S/O给到拖车行到堆场去提柜。装货即可出货。) H# a' p9 Y( K! i9 Y
补料———即把货柜资料传给FORWARDER,FORWARDER再传给船公司。
( h0 Z' h0 D) ~5 |: I/ Y$ ]6 A补料内容一般包括,货柜号码,封条号码,所装货物的品名,数量,才积。重量
5 ?! Y" i( Y0 Q$ A# [(马士基的补料FORM 为 CONTAINER LOAD PLAN,内容要填出货港,目的港,船名/航次,船公司名称,货柜号码,封条号码,所装货物的品名,数量,才积。重量
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% N u- y6 Z" b6.报关0 c4 s- }+ s7 R
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7.货已上船,对提单# C$ ]+ j. z+ ~( u% z4 |
8 P. ~* j. ?. J/ n! ~6 F9 L" W8.做出货文件。" ~/ Z( i2 J7 A1 r1 B
一般有COMMERCIAL INVOICE,PACKING LIST; C/O (美国);FORM A (欧亚,加拿大)) x8 M& S+ d" l6 v
还有一点其他的文件,各个客人各不相同。 ( B; I- o9 ~' b, {$ r! y
以上文件,内容必须与L/C, 还有提单一致,这就是单证中的单证一致,单单一致。
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9采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,一般是15天或21天,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。
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10采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 $ A3 C; ~9 @- d& q1 m8 k& g
6 z2 ?- K( y$ W2 }' {5 a11如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 M+ j9 x& D* @0 `' z: z
不过,有的公司因为客人信用好,也可以收到订金后出货,出货后,把提单资料和其他的文件传真给客人,再收余款的。然后把提单等文件立即寄给客人。9 t, X* q/ A/ j, E9 X* L- ]
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12业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
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13.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 2 H: l0 d, E+ \# V
" {5 i' [, A- `7 {1 z. J4 t14.单证员平时应注意收集运价变动,船期、航线等信息,为业务员报价提供帮助5 E k( X& z" c9 @! J2 w
$ |" x3 h. {% r' `; h- ^另在准备货物的同时需要做商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。! K3 U d; i1 E* m
# P( m8 {3 Z" M0 b f2 l/ }FORM A原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单、提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。 5 b$ H1 }) E$ h0 n9 a0 n
一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
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前言
. k- i; t) A& L; ^- r1.1 船务和关务的工作属于国际贸易实务的范畴,至我国加入世界贸易组织以来,船务和关务的工作引起了社会各界的广泛关注。 为了适应我国对外经济贸易发展的需要,进一步规范船务工作,其综合素质、产品的交付率和业务水准的高低,特制作此作业细则;9 |. u& E' y- }/ i) f: Z# w8 \
一方面直接关系关系到国家进出口率,另一方面也关系到在国际贸易出口流程中,对具有进出口经营权的公司,对出本公司 出口货物实际操作流程、单证制作、贸易知识及对外贸易的出口额的实务过程。同时,船务负责华联电公司出口货物的运载(车、船、飞机等)安排及货物的全程跟踪,对文件的制作,发送及控制,执行公司所制定的质量目标和各项管理制度。 ) h, q' G9 X' X# |/ F
在出货方面,与相关部门进行协调与沟通,使货物顺畅的交付。 记录客户在船务方面的投诉或意见并及时回复、处理,对船务的文件按次序归类存放,以便查找。 ( r ?! A, |7 f$ A7 {+ z
2 目的
/ _+ c7 n" J: K$ I. z8 [) q+ Y2.1 为了使船务各项工作、管理系统化、作业规范化,特编制该工作作业细则。
: c: p, _. O; d9 C0 T a3 适用范围
0 [$ r) J0 J- i1 M. g. s* ^3.1 适用本公司运务课船务所有作业。 0 C5 q$ k( \4 Q5 I0 L4 |4 `9 S
4 作业细则 . a* T5 j% s, |& n
4.1 船务订单管理 4 p1 _# h$ y' |7 f: }
4.1.1 收到业务订单(内部订单)制作出货排期,(同一天出货,交同一个仓或者同 一个客人的订单,同一天交货的订单排在一起,方便以后出货时计算总的重量、件数和方数,以便预计出货时根据货物的多少来订相应大小类型的车。
; g+ h2 t0 S& b+ F4.1.2 应客人要求做出货相关文件装箱单、发票、商检、产地证明等相关出货的证明文件,其目的是巳有资料可做参考、可预先估计航班/船期 装箱明细分发给生产部,以便生产部按照船务提供的资料包装,符合船务的文件规定.
) D$ O9 d$ [% {4.2 订仓流程
. E# D1 P0 H8 H) Z4.2.1 填写订仓单:应客人的订单要求在出货前一周向相应的货代订仓,制定订仓单要根据客人的要求进行填写,如:客人在信用证是要求的目的港需要申请免堆期,就需要及时在订仓单上体现,特别是做信用证的客户最好能把信用证传给货代一份。再写上公司名称/目的港/柜的数量/柜型/品名/为了保护双方的利益最好盖上公章。
7 C/ ~$ e/ y) L, e9 }8 k* k4.2.2 发送订仓单:将填写好的订仓单传真或者邮件给到货向船公司或者货代,船公司或货代接到订仓单后根据和客户谈好的情况向船公司订舱。 , r' L" u3 {6 S& F& R* P! F; F
4.2.3 向船公司或货代拿入仓号:船公司或者货代收到我司传真后,确认有舱位并直接释放放入仓号给我公司船务或者货代,再由货代传给我司船务。
5 f: [! \; `, @/ Q+ e. P" p4.3 出货流程
" j+ N6 V& m1 [4 |3 V& O4.3.1 约车约柜: 我司船务拿到货代或者船公司的入仓号后,与生管确认货物及验货情况,如果货物交货都没问题则就把订仓单传真至运输公司,根据货物的重量及体积来约不同型号的车辆。不同型号的车辆运费不一样。 ; |6 {7 ?! H; {
4.3.2 装货时间:通常情况下在货好前三天约车及约柜,如果当天出货当天赶结关的话, 则所产生的费用将是原来的三倍以上,甚至更多的费用产生。如当遇上塞车及海关查车的等意外情况发生,有可能会导致这批货不能赶上这一班船及及当日航班。
: X, w3 M5 Y9 }9 v3 _+ S: C4.3.3 出货时间:如果赶当天结关的货物一定在当天早上10:00前离工厂。如果赶次日结关时间的,则必须在结关的前一天安排出货。
* l: _7 V) o6 Y& _' `- {) `9 ~$ b4.3.4 根据入舱单上给予的信息提前安排订车,制作相应的内部联络单和外部联络单è生管确认è协理审核è总经理核准è复印一式三份给生管、仓库及门卫。
2 _5 J# x1 o q: j+ D7 c4.3.5 一般的贸易条款:在制作外部联络单时,要注明贸易条款,并提供正确的文件联络运输公司按指定时间进行装货,我们公司通常的贸易条款有以下3种。
7 ~' v9 X, m1 B4.3.5.1 FOB 船上交货: 运费到付,我司支付付货物越过船舷前的费用。
! j* S, L; D5 r9 S4 l/ ^$ F4.3.5.2 FCA 货交承运: 运费到付,我司支付货物交给承运人前的费用。
/ ?% M: o: b9 [5 a" V6 v4.3.5.3 EXW工厂交货: 客人到厂提货,运费由客人支付。 ! f2 g! X' w9 d* L0 x
4.3.6 车到厂装货:当运输公司收到我司提供的订仓单后,根据订仓单上的信息,运输公司持我司的订仓单到码头打单提取吉柜并到厂装货或安货车[吨车]到我厂收货。
' k/ }: m* [8 z5 e, l( h) v6 ~4.3.7 出货监督管理
# z) @" [( ?4 k9 ~, D2 {& i m7 @当车到厂装货后,船务及生管需到出货场所监督出货。其目的是为了防止错出,漏装,溢装货物的发生。装货时,船务需到装货现场对出货产品的数量、件数、唛头进行核对,并将车牌号、柜号、封条号记下,以便做提单补料给船公司用。 ; t- ~) r; _. c
4.1.9 产地证处理方式
- q. W$ ^$ q7 t* h6 F4.3.7.1 需加签的:空运的司机带去香港加签后随货一起飞;海运的司机带去香 港,加签后返回厂内或直接寄给客户。 + z3 D. w% D4 a8 I' J
4.3.7.2 无需加签的:空运的,随货一起排飞。海运的,与正本提单和其它单据一起寄给客户。 2 N C' }4 Y C' k5 v/ D: f& q
4.3.8 货物放行管理 9 [0 c6 O7 `" A: \( P4 x
4.3.8.1 船务放行:确认好出货数量及产品的件数、包装及唛头无误后在放行条上 面签名放行。 * r9 z3 g; {) N6 |
4.3.8.2 仓库放行:仓库确认所出货物数量及产品的件数、包装及唛头无误后签 名,给到协理签确认,然后放行。 8 L. o3 [! y' ?2 X
4.3.9 提供补料:当车或者柜离办厂后要做提单补料,在第一次的订仓单上面的内容只是大概,所以要确认最后提单上的详细内容,将做好的资料传真或者邮件到船公司,船公司依照我司船务提供的资料做得单给我司船务审核,Ok后方可出正本。
3 r C6 @3 d7 q6 o: z5 Z, B2 q8 m8 U4.3.10 船公司费用付款方式:当货物上船或上飞机后,安排付款付货代或者船公司或者航空公司的代理费用,一般的船公司或者航空公司在货物上船后会向我们公司开出发票,确认无误,就安排物流公司按指定帐户付款做月结,正本提单交给我公司船务,由船务按照客人的批示,连同装箱单、发票、产地证一起寄给客人。
+ `- q" Q. _( m1 s* `. U4.3.11 文件存盘管理:当所有的出口手续办理完成后,付应该付的费用给物流公司,由物流公司出据对账单并付相应能证明此费用产生的单据于次月的3号前送达我司,由我司船务核对,上级领导审批后提交给财务安排付款。然后填写出货记录,计算每张订单所产生的出口环节费用后文件归档。
% W; y) s1 w7 F K q$ ]0 \4.4 快递出口流流程:
. K+ g, W% s- G4.4.1 本公司需要以快递方式寄出的货物,先填好快递申请单给到本部门主管签字批准,再到运务课领取快递单进行对所寄出货物实际内容填写。
$ y( G1 O0 ~- r% u) z4.4.2 填好相应内容后并开放行条与货物放在前台,由前台叫快递公司到厂取货。 ; f4 r% t6 ^* {! O, u; M& j
4.4.3 货物寄出后前台将快递公司留底的运单交回运务课,以便运务课对账用,所有的快递公司费用均为月结。月底结束后,将快递公司传真过来的对账单由我司船务核对,上级领导审批后提交给财务安排付款。 + a7 o8 ^7 R( c" L2 z
4.5 外购成品出货流程:
+ n7 D3 T- X. S7 G: u1 f" k2 \4 i目前,供货商出货的产品主要有昆仰和勇新货交香港,其它的均为工厂交货。
1 {4 V# f, M: U2 l6 }0 E; T9 w4.5.1 昆仰(供货商) 业务在与供货商昆仰下订单时,与供货商的业务建立的贸易条款为FOB 香港。 o% k! C$ ]- }0 O6 r% O3 N
4.5.1.1 当供货商昆仰的货交华联电电子(深圳)有限公司时,至交货后由我司开出DEBIT NOTED给昆仰签回,并提交给财务,由财务在供货商的货款里扣除中港运费、FORWARDER费及相关费用。如有两家货并货,则文件费、手续费、港口安全费需除以2,散货费按重量计算。
: B* L- D& h& e2 U4.5.1.2 如果货物交我司指定的香港Forwarder, 则只需在货款里扣除FORWARDER费用。 由我司开出DEBIT NOTED 并在供货商的货款里扣除。如有两家货并货,文件费、手续费、港口安全费需除以2,散货费用按重量计算。
0 \+ F6 S7 t* ] e1 h& _4 K4.5.2 永新(供货商):业务在与供货商勇新下订单时,与供货商的业务建立的贸易条款为FOB 香港。 2 q. ?+ p; e+ }- W1 `9 i7 ?
4.5.2.1 当供货商昆仰的货交华联电电子(深圳)有限公司时,至交货后由我司开出DEBIT NOTED给昆仰签回,并提交给财务,由财务在供货商的货款里扣除中港运费、FORWARDER费及相关费用。如有两家货并货,文件费、手续费、港口安全费需除以2,散货费以该批货的总重量&总材积计算,取大优先。
1 x% B, S o* w1 V( g4.5.2.2 如果货物交我司指定的香港Forwarder, 则只需在货款里扣除FORWARDER费用。 由我司开出DEBIT NOTED 并在供货商的货款里扣除。如有两家货并货,则文件费、手续费、港口安全费需除以2,散货费用按重量计算。 & W! Y5 v I1 o' o" s; e$ }
4.6 文件管理
2 r. q ?* j+ Z6 @4.6.1 单据的管理:船务在接收到各部门的文件后放在相应的活页夹统一管理。
1 Y" l4 ^) M1 R1 |: m' W" a4.6.2 受控文件:有专门的活页夹,并按照发票号依次归类存放,以便回收及查找。
4 H2 I; ]& W* k/ s4 ^4.6.3 出货相关文:(装箱单、发票、产地证、订仓单、提单) 按整套文件放入船务全套活页夹中。
9 R" l/ j8 r3 b4 E* s4.7 船务相关单据
, X0 h9 `6 b. X0 O- V) u4.7.1 《船务全套文件》 3 k5 e0 R1 T3 o J9 n* T# ^
4.7.1.1 《装箱单》
3 v4 p- S" q& ^5 h w6 |4.7.1.2 《发票》
@; j" o9 |2 z( X8 T4.7.1.3 《订仓单》 8 Z# m) U! i0 q5 h t& u
4.7.1.4 《产地证》 8 {: g9 ` ?+ `( K6 _5 k
4.7.1.5 《提单》 . r, X5 |8 W) ^7 y. Y+ k
4.7.2 《联络单》 2 ?- Q* m0 x8 K0 H3 }) F6 y; x5 n
4.7.3 《快递申请单》
6 j: C6 f8 ?2 j4.7.4 《生产通知单》
: Q8 r0 X1 c) I9 j5 W+ g3 o4.7.5 《内部订单》
! x$ H' d" V* ?7 L/ H4.7.6 《出货通知单》 " a& M7 m: T. G4 ?, `9 M; i
4.7.7 《出货统计表》
! `& W0 K2 h* l$ j4.7.8 《出货跟踪表》
7 s1 W5 G" q0 T3 W4 A" @4.7.9 《受控文件》
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