|
船务,也是报关行业中的一个重要岗位。现在无纸化申报盛行,在口岸递单、报关行审单、录入的人分分钟都会被替代。但是,所有生产企业都要出口,出口货物都要租船订舱,这就需要船务人员跟货代的交接。退一万步讲,可以网上下单,但是协调工作和单据交接还是需要人工。所以说呢,学好船务可以有比在报关行有更高的收入。你不了解的报关岗位——船务6 G% e8 o) B$ A
8 }) P# U/ Q; T( c
下面,我们就简单介绍下一家公司的出口船务人员操作流程
* i" K/ ?; h2 B9 s; r1 c7 K; P6 C) u% s" H W: k
1、客人把订单下到公司,经公司各部门的产能评估后,作出的生产日期和出货日期的安排。
, t+ n' ^9 n. \! C
1 V9 b' T7 ~5 r2 h2、船务部接到业务部下达的订单后,根据订单出货日期录入出货排程。2.按PO数量排柜
* h! `- l7 s; r1 P3 Q8 `3 l9 r按可以拼柜的货算出总材积再分别看能装多少个柜,什么柜型?
4 A' R9 n4 _* g' @+ Y一般货柜有20’GP--(L)591*(W)234*(H)238CM=32.91CBM
l ^4 `& d4 ^" `6 j8 T40’GP--(L)1204*(W)234*(H)238CM=67.05 CBM
7 I( S: F0 K9 O& i4 c5 F/ M/ Z40’HQ--(L)1204*(W)234*(H)268CM=75.50 CBM
6 M. i3 z0 c: `+ X& Z) K45HQ--(L)1360*(W)234*(H)268CM=85.28 CBM, \8 u* e8 r. w/ @ r6 \
/ d3 N0 Z9 R8 [8 }5 E$ P
以上为理论尺寸,即完全没有空隙的地方,实际因为箱子的大小不同,不可能装柜率达到100%
) p5 W5 s6 B: V2 m0 [9 l; a6 {一般货柜实际尺寸为
& H. C: Z$ p4 P/ @3 P. m# t20’GP-----28CBM. D8 H8 _" M9 H! A
40’GP-----56~59CBM
+ z) J0 g' w& }3 D40’GP-----65~67CBM* r2 R* B- @+ I2 x; ?
45’GP-----75~77CBM
- C+ k0 R2 `6 w9 }9 W' I(PO----Purchase Order 采购订单, 9 Q/ D3 p' u$ c7 }( c7 M
长X宽X高(米)=CBM
# a( e' f! c# y- g" R长X宽X高 (inch英寸)/1728/35.315=CBM
9 t$ g3 G* a ~! J; l! Y0 Y1inch=2.54CM
+ `, I6 B) s; w1 q1 G, N" T% M
# f0 J4 l9 s8 z; D' F2 L( u当然,现在还有装柜软件,简单的、数据精确的产品装柜可以用软件计算,但如果裸装或者不规则的产品软件是用不来的& u) E9 Q) o7 @( l- o! M
F8 m% ]) q. I
3.BOOKING(订舱)
& {1 l: U- R) Y& [BOOKING 一般做FOB的客户都会指定它的货代来帮他出货,不同的客户向不同的货代订舱,现在网络通讯发达,一些比较大的货代要求客户在网上系统中订舱。比如马士基(MEARSK)要求在MPS上订舱,NKY要求在它的NYK E-BOOKING 上进行订舱。# o6 t h& k4 t- S0 w9 b* v V
其他的小公司一般要求填写他们公司的BOOKING FORM。然后E-MAIL或传真给它就行。
7 v% n% o/ \" g, Q0 GBOOKING需填写的内容有: SHIPPER(出货人),CONSIGNEE(收货人)NOTIFY(通知人);PORT OF LOADING(装运港)PLACE OF RECEIP(收货地);PORT OF DISCHARGE(目的港),MARKS & NUMBERS 唛头;NO OF PKGS(件数)DESCRIPTION OF GOODS (产品描述) KG (总重) CBM (总材积)
2 @ [8 J% R1 |0 B# j若付款条件是L/C是话,以上内容必须跟L/C 一致,(最好大小写,标点符号也一致)
x" P5 |' r* \还要在FREIGHT PERPAID (预付) 或 FREIGHT COLLECT (到付)后面打个V,
- c% o8 M1 _# W% wDOCUMENT REQUIRED 后面选择是文件要出B/L,还是FCR形式的提单。(B/L 表示BILL OF LOAD, FCR 表示 FORWARDER CARGO RECEIPT,二者都叫提单,这要看L/C 上要求要的是BL 还是FCR)
0 y/ \! F- R" K& s/ r( H1 B
! \: c( _3 l+ D# p# q填完BOOKING后发给FORWARDER(货代),一般一个星期内会跟你确认,9 R! e, c. h, B
注意,一般BOOKING要在货期前2~3个星期向FORWARDER BOOKING, 如果太晚向他BOOKING,会拿不到船位,因为在旺季的时候经常爆舱,要提前预订。(客户指定的FORWARDER 一般都很拽,你要对他客气一点才会及时给你S/O,而自已选择的FORWARDER 你就可以对他们拽一点,他会毕恭毕敬滴。常常被人凶的人这时可以报仇啦!!!! 3 w# `1 d/ r) l. O" H0 S
: E( u/ q' X- ~1 S4.确认BOOKING拿到S/O.7 l0 D) K7 g9 \4 _7 Z( Y
收到FORWARDER 的S/O,要检查的是,S/O# (SHIPPING ORDER NO 或BOOKING NO)柜型与货柜数量是不是与你所订的一致。CY CLOSING (DATE)(结关日);VESSEL /VOYAGE (船名/航次)SI CUT OFF DATE (截补料时间)美洲线补料在开船前3~4天。欧亚线在开船后也可。
) q4 l7 I% S4 s9 g1 h0 o1 K; B(附:SI是SHIPPING INSTRUCTURE(提单补料)的意思
P9 v# J4 \ r L* w9 i在出正本提单之前,要将提单上所要需要显示的资料提供给船公司或货代,由做单员根据你提供的资料做出提单确认件,并经你检查无误后出正本提单。而你提供给船公司货代的这些资料就是提单补料。)
/ ?, r4 O% b' e6 p0 K
Q* I, z$ G# l, r5 b8 @5.在结关前安排拖柜,补料。* T6 ?' h1 r+ W1 @$ V3 P6 ]4 |4 M3 e% {
把S/O给到拖车行到堆场去提柜。装货即可出货。) q4 F7 n6 v J; R6 V, v7 ^0 O
补料———即把货柜资料传给FORWARDER,FORWARDER再传给船公司。
/ e5 k7 ]( T$ q! I. g7 }6 g+ K2 w补料内容一般包括,货柜号码,封条号码,所装货物的品名,数量,才积。重量+ u, W+ H$ J5 \" ^8 I- l
(马士基的补料FORM 为 CONTAINER LOAD PLAN,内容要填出货港,目的港,船名/航次,船公司名称,货柜号码,封条号码,所装货物的品名,数量,才积。重量
; t$ t; G( K: W9 B% K( i+ J
8 V0 X* `9 H/ N* ]4 D/ W. }# F6.报关
2 s1 \) @! S/ o# E
4 v* ]4 \# {0 Z; E' D {7.货已上船,对提单
3 q" n. g3 a+ c+ V) |- w7 F- V2 q0 K* p
8.做出货文件。& F$ g, R R$ Y0 d
一般有COMMERCIAL INVOICE,PACKING LIST; C/O (美国);FORM A (欧亚,加拿大)% V4 V0 [6 m' y6 I( S
还有一点其他的文件,各个客人各不相同。
% }8 V% H# U, x9 ?以上文件,内容必须与L/C, 还有提单一致,这就是单证中的单证一致,单单一致。
4 J/ R, b$ _! _0 k' K' S" }
s9 R2 [; ^4 i6 {9采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,一般是15天或21天,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。 * L9 j$ `% S, g; x
9 L8 ]5 f V; k6 W10采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
6 V/ ?4 @3 }7 D) L- u
2 N# K6 n0 t8 T4 S7 \11如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。( O6 W0 W, D1 Y$ O" J# X8 ~* N
不过,有的公司因为客人信用好,也可以收到订金后出货,出货后,把提单资料和其他的文件传真给客人,再收余款的。然后把提单等文件立即寄给客人。1 G/ ]" u5 n- _' N% c* |( Y
^* p0 t+ z# z8 U0 e7 [0 g12业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。
- m5 P" ]7 m' _( x! a, @
% J$ u% M. V' ?: h/ i# `13.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 . u+ K% H+ ]- O8 _ {
( \: c3 S8 d0 k( @' h$ t- W! Q14.单证员平时应注意收集运价变动,船期、航线等信息,为业务员报价提供帮助& @$ N8 A5 `+ ~! y
- S4 u3 h6 Y U( f
另在准备货物的同时需要做商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
( T y. [0 L" r! W: G9 X1 a3 g! I( Z: O8 |* y& I! y9 F
FORM A原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单、提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
. L7 R7 x2 f) T8 c' J! k一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。
; A) ]) R" i& ^) _4 n, R0 Q( s- f7 H/ C: }6 p; A3 v
3 O& X" _4 {2 ], p, Q% z: K2 M i" Q; @) k# N" z3 Q
* _9 J/ U$ X% u
7 Q+ l; J& `1 a- m+ D: u8 a
前言
/ [( S+ Y N& ~( }1.1 船务和关务的工作属于国际贸易实务的范畴,至我国加入世界贸易组织以来,船务和关务的工作引起了社会各界的广泛关注。 为了适应我国对外经济贸易发展的需要,进一步规范船务工作,其综合素质、产品的交付率和业务水准的高低,特制作此作业细则;
+ o4 D+ Q8 ^4 F! i一方面直接关系关系到国家进出口率,另一方面也关系到在国际贸易出口流程中,对具有进出口经营权的公司,对出本公司 出口货物实际操作流程、单证制作、贸易知识及对外贸易的出口额的实务过程。同时,船务负责华联电公司出口货物的运载(车、船、飞机等)安排及货物的全程跟踪,对文件的制作,发送及控制,执行公司所制定的质量目标和各项管理制度。
, v7 d4 ~) l, X+ e. |8 `" S% ]% H在出货方面,与相关部门进行协调与沟通,使货物顺畅的交付。 记录客户在船务方面的投诉或意见并及时回复、处理,对船务的文件按次序归类存放,以便查找。
. f7 c2 Y( f( }: Y* {2 目的
! n a2 F) {- ~# z, g5 C2.1 为了使船务各项工作、管理系统化、作业规范化,特编制该工作作业细则。
6 r: F0 k) Y# O+ f3 适用范围
" q- Q3 t6 j6 |; M4 Q' ~' @3.1 适用本公司运务课船务所有作业。
/ p0 s/ ?9 @; X9 B/ n0 e- ]5 e4 作业细则
* }+ M' D7 o( f' { Z4.1 船务订单管理 * y! Z! K; @9 F4 ^" x, F
4.1.1 收到业务订单(内部订单)制作出货排期,(同一天出货,交同一个仓或者同 一个客人的订单,同一天交货的订单排在一起,方便以后出货时计算总的重量、件数和方数,以便预计出货时根据货物的多少来订相应大小类型的车。
! `# P, X6 Y! |4 \: I4.1.2 应客人要求做出货相关文件装箱单、发票、商检、产地证明等相关出货的证明文件,其目的是巳有资料可做参考、可预先估计航班/船期 装箱明细分发给生产部,以便生产部按照船务提供的资料包装,符合船务的文件规定. & _' |6 ]7 d+ j9 B& P3 J! q! B
4.2 订仓流程
3 I' M) |" N( F& `# e4.2.1 填写订仓单:应客人的订单要求在出货前一周向相应的货代订仓,制定订仓单要根据客人的要求进行填写,如:客人在信用证是要求的目的港需要申请免堆期,就需要及时在订仓单上体现,特别是做信用证的客户最好能把信用证传给货代一份。再写上公司名称/目的港/柜的数量/柜型/品名/为了保护双方的利益最好盖上公章。
& R, ~7 @2 C4 ] a5 T# v0 U4.2.2 发送订仓单:将填写好的订仓单传真或者邮件给到货向船公司或者货代,船公司或货代接到订仓单后根据和客户谈好的情况向船公司订舱。
3 h# C2 |1 F- ]; _$ x S8 d4.2.3 向船公司或货代拿入仓号:船公司或者货代收到我司传真后,确认有舱位并直接释放放入仓号给我公司船务或者货代,再由货代传给我司船务。 2 ]7 Y6 x4 j2 K9 E. r) ^% \
4.3 出货流程
, `+ V0 c% F% m5 o2 A4.3.1 约车约柜: 我司船务拿到货代或者船公司的入仓号后,与生管确认货物及验货情况,如果货物交货都没问题则就把订仓单传真至运输公司,根据货物的重量及体积来约不同型号的车辆。不同型号的车辆运费不一样。
2 f# W6 w- w: G4 M4.3.2 装货时间:通常情况下在货好前三天约车及约柜,如果当天出货当天赶结关的话, 则所产生的费用将是原来的三倍以上,甚至更多的费用产生。如当遇上塞车及海关查车的等意外情况发生,有可能会导致这批货不能赶上这一班船及及当日航班。
4 {, ]" M5 L$ j8 Y7 B1 c0 i- c3 L) J* x4.3.3 出货时间:如果赶当天结关的货物一定在当天早上10:00前离工厂。如果赶次日结关时间的,则必须在结关的前一天安排出货。 & |0 t, ^) z# n; C% Q4 J' l
4.3.4 根据入舱单上给予的信息提前安排订车,制作相应的内部联络单和外部联络单è生管确认è协理审核è总经理核准è复印一式三份给生管、仓库及门卫。 % e' K3 y$ r, K! c& u3 u+ S
4.3.5 一般的贸易条款:在制作外部联络单时,要注明贸易条款,并提供正确的文件联络运输公司按指定时间进行装货,我们公司通常的贸易条款有以下3种。 0 i5 x/ l T% X8 t7 Q F. J) \4 k
4.3.5.1 FOB 船上交货: 运费到付,我司支付付货物越过船舷前的费用。 , r' }5 @: C$ i' P% F
4.3.5.2 FCA 货交承运: 运费到付,我司支付货物交给承运人前的费用。 - e; W& F. x" G' c3 [
4.3.5.3 EXW工厂交货: 客人到厂提货,运费由客人支付。 - \& H9 S' K2 e: ]" W1 U: C7 N) ?
4.3.6 车到厂装货:当运输公司收到我司提供的订仓单后,根据订仓单上的信息,运输公司持我司的订仓单到码头打单提取吉柜并到厂装货或安货车[吨车]到我厂收货。 ; T! H/ c5 ~2 ?) B, u/ R9 {
4.3.7 出货监督管理
" H' S1 D3 V& p' Q% [当车到厂装货后,船务及生管需到出货场所监督出货。其目的是为了防止错出,漏装,溢装货物的发生。装货时,船务需到装货现场对出货产品的数量、件数、唛头进行核对,并将车牌号、柜号、封条号记下,以便做提单补料给船公司用。
8 _0 a& a/ k4 u+ B- r: m4.1.9 产地证处理方式 0 v- _1 s) E# ~7 y- B& z
4.3.7.1 需加签的:空运的司机带去香港加签后随货一起飞;海运的司机带去香 港,加签后返回厂内或直接寄给客户。 - h" I$ e7 x$ e Z! }7 r/ Z/ i
4.3.7.2 无需加签的:空运的,随货一起排飞。海运的,与正本提单和其它单据一起寄给客户。 2 j$ n h; |/ p4 z/ }' P' u
4.3.8 货物放行管理 - G3 W' t u# j2 }7 z) w" U/ m6 @' w
4.3.8.1 船务放行:确认好出货数量及产品的件数、包装及唛头无误后在放行条上 面签名放行。 0 X" ~+ U# V+ {( f/ b
4.3.8.2 仓库放行:仓库确认所出货物数量及产品的件数、包装及唛头无误后签 名,给到协理签确认,然后放行。
( C# R' `: n1 r( K3 i4.3.9 提供补料:当车或者柜离办厂后要做提单补料,在第一次的订仓单上面的内容只是大概,所以要确认最后提单上的详细内容,将做好的资料传真或者邮件到船公司,船公司依照我司船务提供的资料做得单给我司船务审核,Ok后方可出正本。 " p* x# N4 n# q1 s, [5 x
4.3.10 船公司费用付款方式:当货物上船或上飞机后,安排付款付货代或者船公司或者航空公司的代理费用,一般的船公司或者航空公司在货物上船后会向我们公司开出发票,确认无误,就安排物流公司按指定帐户付款做月结,正本提单交给我公司船务,由船务按照客人的批示,连同装箱单、发票、产地证一起寄给客人。 1 A$ \' j" o5 p5 ?. A2 ]
4.3.11 文件存盘管理:当所有的出口手续办理完成后,付应该付的费用给物流公司,由物流公司出据对账单并付相应能证明此费用产生的单据于次月的3号前送达我司,由我司船务核对,上级领导审批后提交给财务安排付款。然后填写出货记录,计算每张订单所产生的出口环节费用后文件归档。
% y1 M! a& q4 c4.4 快递出口流流程: . C1 a! u! R! l3 ?$ R7 C
4.4.1 本公司需要以快递方式寄出的货物,先填好快递申请单给到本部门主管签字批准,再到运务课领取快递单进行对所寄出货物实际内容填写。
4 x. f$ D* r; a! o4.4.2 填好相应内容后并开放行条与货物放在前台,由前台叫快递公司到厂取货。 ; W* H1 I! f+ @2 E+ \& A; T. R# T
4.4.3 货物寄出后前台将快递公司留底的运单交回运务课,以便运务课对账用,所有的快递公司费用均为月结。月底结束后,将快递公司传真过来的对账单由我司船务核对,上级领导审批后提交给财务安排付款。
# d: R! H% b* v$ k4.5 外购成品出货流程: 7 ^7 H1 w; ?1 g0 I6 w% ~) S* I: Q
目前,供货商出货的产品主要有昆仰和勇新货交香港,其它的均为工厂交货。
. m) L) t4 }5 f O1 |* d5 D4.5.1 昆仰(供货商) 业务在与供货商昆仰下订单时,与供货商的业务建立的贸易条款为FOB 香港。 % B8 u! `6 C# Y
4.5.1.1 当供货商昆仰的货交华联电电子(深圳)有限公司时,至交货后由我司开出DEBIT NOTED给昆仰签回,并提交给财务,由财务在供货商的货款里扣除中港运费、FORWARDER费及相关费用。如有两家货并货,则文件费、手续费、港口安全费需除以2,散货费按重量计算。
3 s4 V8 } G2 E4.5.1.2 如果货物交我司指定的香港Forwarder, 则只需在货款里扣除FORWARDER费用。 由我司开出DEBIT NOTED 并在供货商的货款里扣除。如有两家货并货,文件费、手续费、港口安全费需除以2,散货费用按重量计算。
) ^( f- T& M* J G4.5.2 永新(供货商):业务在与供货商勇新下订单时,与供货商的业务建立的贸易条款为FOB 香港。 - W! c4 u: v2 A. R6 d
4.5.2.1 当供货商昆仰的货交华联电电子(深圳)有限公司时,至交货后由我司开出DEBIT NOTED给昆仰签回,并提交给财务,由财务在供货商的货款里扣除中港运费、FORWARDER费及相关费用。如有两家货并货,文件费、手续费、港口安全费需除以2,散货费以该批货的总重量&总材积计算,取大优先。
$ i$ y. O/ n/ s! g' p4 A5 H: v' U4.5.2.2 如果货物交我司指定的香港Forwarder, 则只需在货款里扣除FORWARDER费用。 由我司开出DEBIT NOTED 并在供货商的货款里扣除。如有两家货并货,则文件费、手续费、港口安全费需除以2,散货费用按重量计算。
4 z- E) v( u- g4 \' E4.6 文件管理 , N- G. y3 E, Z+ c( U
4.6.1 单据的管理:船务在接收到各部门的文件后放在相应的活页夹统一管理。
% p& w2 A4 S) j4.6.2 受控文件:有专门的活页夹,并按照发票号依次归类存放,以便回收及查找。 0 \7 a. k, V! ~
4.6.3 出货相关文:(装箱单、发票、产地证、订仓单、提单) 按整套文件放入船务全套活页夹中。 $ t6 t% W( @: G/ S) ^) E
4.7 船务相关单据
' }- E& d' n. E5 L' v8 v n4.7.1 《船务全套文件》
8 X- m) O! J! |# T( T0 V4.7.1.1 《装箱单》 ; I$ W2 C9 L2 P4 n6 l5 l {$ B7 Q# E
4.7.1.2 《发票》
' F1 Q& F% n( }& N$ U: j4 ]9 o/ l7 E4.7.1.3 《订仓单》
5 A# D2 V% s2 ]; |1 W+ q3 n0 x4.7.1.4 《产地证》
; Z8 I. T0 i, {4.7.1.5 《提单》
# K1 W9 h. ~8 f5 Z) p% I4.7.2 《联络单》 ! w3 i# v3 p( J* }
4.7.3 《快递申请单》 . w& T: E9 e0 `2 N
4.7.4 《生产通知单》
0 a5 H% P- Z6 r1 `4.7.5 《内部订单》
; y' ]$ R7 g. }+ W \# ?. q4.7.6 《出货通知单》 3 L* b, z' r6 W
4.7.7 《出货统计表》 9 z) E4 V. v% {/ }
4.7.8 《出货跟踪表》
* j( y) w1 ]* {5 p4.7.9 《受控文件》6 @2 ~; N% L: ]! E8 g" Q- b
5 O8 b0 R5 w0 L; p, x6 T' y/ C
( `6 @7 f( j4 I; W5 `
( o$ l- @6 n" J5 P2 h |
|