2026年海关AEO认证新标准解读（6）单证保管条款重大升级？果子讲AEO认证

果子

2026年新版海关AEO认证标准终于对单证保管标准下手了！看上去改动不大，但是对企业关务水平和能力的要求绝对提高了一个台阶。很多企业关务负责人看到新版条款后，心里都有不少疑问：新标准到底要求保管哪些单证？是要求电子单证还是纸质单证？应当依据哪些法律法规来落实保管要求？大家别着急，果子今天就结合自身25年关务从业经验，结合海关现场认证实操案例，一次性给大家讲清楚、说明白，助力大家顺利适配新版标准，规避认证风险。

我们还是先看认证标准原文，做到有法可依、有规可循：

（6）明确进出口单证、相关记录的归档工作流程和保管要求，按照法律、行政法规、海关总署规章、海关总署公告等相关规定建立并妥善保存海关要求保管的账簿、单证、记录等有关资料以及与进出口直接相关的其他资料和海关核发的证书、法律文书等。

一、优先建立或完善制度

受限于WCO贸易安全便利框架的调整，新版AEO认证标准不能像旧标准一样，明确要求企业建立专门的单证保管相关制度。但这并不意味着企业可以不建立制度，相反，新标准明确规定了企业需明确进出口单证、相关记录的归档工作流程和具体保管要求。大家可以仔细琢磨一下，作为规范企业内部管理、长期执行AEO认证体系的基本底座，建立相关的管理制度才是关键所在，否则这些归档流程和保管要求，我们要在哪里明确、怎么去落地执行呢？没有制度作为支撑，一切要求都只是空谈，也无法应对海关的现场审核。

从这个标准开始，果子就要给所有拟申请AEO认证、以及需要维持AEO认证资质的企业，一个非常重要的提示：海关并不希望申请者用AEO认证体系去替代企业内部的常态化管理，而是要求企业在内部已经完善各项管理工作的基础上，让AEO认证起到“锦上添花”的作用，成为企业合规管理的加分项，而不是唯一的管理依据。所以，企业首先应当有一套规范、完整的公司级档案管理制度，对公司财务、人事、行政等各类档案的归档、保管、借阅、销毁等环节，都有明确的规范和要求。在此基础上，再专门拟制或增加进出口业务相关的单证保管管理要求，个人建议新建二级管理办法，专门规范进出口单证的保管工作，因为在公司级的通用档案管理制度上，直接维护海关的专项要求并不现实，后续我们结合现场认证场景会具体提到这一点。

如果你不相信果子说的话，在这里给大家还原一次真实的海关AEO现场认证场景，大家就明白了：当天的认证组是由海关处长亲自带队，我们陪同认证组长参观了企业进出口部门的专属档案室，组长在检查过程中，提出了档案室内空调未开启、可能影响档案保存的意见后，紧接着就表示，还要参观企业人事部门的档案室和行政部门的档案室，全面检查企业整体的档案管理水平。所以，这对于那些从来没有重视过档案管理工作、只注重进出口业务本身，而忽略财务、人事、行政等综合档案管理的企业来说，无疑是一个巨大的挑战，也是很多企业在AEO认证中容易失分的关键环节。

这里还要特别说明一点，虽然相较于旧版认证标准，新版标准对于法律、行政法规的表述，没有再特意限定为“海关相关”，旧版标准仅明确提示了企业需要保存海关相关单证，而新版标准的范围则更加宽泛、更加严谨，这也正是我们接下来要重点讲解的内容。

二、法律法规要求的保管范围

新版认证标准最重要、最核心的调整，就是明确要求企业“依法依规”保管单证，仅仅这一项调整，就会将一些不具备扎实关务基础、不熟悉相关法律法规的辅导机构和关务负责人排除在外。很多外行辅导人员，连基本的关务法规都不熟悉，更谈不上指导企业依法依规落实单证保管要求，这类辅导不仅无法帮助企业通过AEO认证，还可能给企业带来合规风险。

旧版认证标准仅模糊描述“妥善保存海关要求保管的进出口单证以及……”，这种表述对于老关务人来说，结合多年的从业经验，很快就能明白标准的含义以及相关要求，毕竟我们当年参加报关员资格考试、报检资格考试时，对各项海关法律法规、检验检疫相关法规，尤其是“四法三条例一细则”等核心法规，都有明确的掌握要求，二十几年前就已经系统学习过这些内容，能够准确界定“海关要求”的具体范围。但对于行业新人，以及那些从未接触过关务工作的外行辅导人员来说，根本不可能理解“海关要求”的范围具体是什么，很容易出现漏存、错存单证的情况，最终影响AEO认证结果。

本次海关新版认证标准中，进一步明确了单证保管的范围依据为“法律、行政法规、海关总署规章、海关总署公告等相关规定……”，这一调整让标准更加严谨、更具可操作性。其实这里有个有趣的地方，就是原认证标准过于强调“海关要求”，这与关检合并后的海关职能并不完全相符。比如《中华人民共和国海关法》《中华人民共和国海关稽查条例》等法律、行政法规，是由全国人大和国务院发布的，属于国家层面的法规，将其简单归为“海关要求”本身就不妥当。其次，还有“四法三条例一细则”，受机构改革的影响，部分法规的管理主体未明确由海关负责，这部分内容比较复杂，本次我们就不展开详细说明，后续有机会再和大家逐一拆解。

那么，在现有法律、行政法规和部门规章中，与进出口活动相关的单证档案保管要求都有哪些呢？果子结合自身25年关务从业经验，简单梳理一下就可以发现，关检合并后，法律法规及部门规章中对相关单证保管有明确规定的情形，主要分为三类，分别是基础保管条件、海关监管要求、检验监管要求。具体涉及到的文件非常多，不同业务类型、不同监管方式、不同产品类型的企业，适用的保管要求也各不相同。北京岸谷关务AEO认证高级咨询师果子（微信：sunkai0107）认为，企业需要结合自身的实际业务情况，具体适用相应的保管要求，不能一概而论。这里限于篇幅，我们就仅举几个常见的例子，帮助大家理解：

我们先看进出口报关相关单证的保管要求，这是所有进出口企业都必须重点关注的内容：

在《中华人民共和国海关稽查条例》第七条中，明确规定了“与进出口货物直接有关的企业、单位应当依照有关法律、行政法规规定的保管期限，保管会计账簿、会计凭证、会计报表和其他会计资料。”这里明确了财务单证的保管要求，大家一定要注意，海关对部分企业的财务单证有明确的专项规定，并非仅满足税务部门的账簿保管条件即可，两者的要求并不完全一致，企业不能混淆对待，否则很容易出现合规隐患。同时，该条例第二条明确了上述单证的稽查时限，既然海关在稽查过程中需要企业提供上述单证，那么这个稽查时限自然也就成为了单证的最低保管期限，具体规定为：“本条例所称海关稽查，是指海关自进出口货物放行之日起3年内或者在保税货物、减免税进口货物的海关监管期限内及其后的3年内。”

《海关稽查条例》中对时限的要求，已经明确了要以企业的监管方式为基准，确定不同的单证保管年限。比如一般贸易货物和保税货物、减免税货物的保管年限就有明显区别，因此，企业都要根据自身开展的业务特点，明确各类单证的具体保管时限，不能统一按照一个期限来保管，避免出现漏存、提前销毁单证的情况。

除了通用的报关相关单证，开展保税业务的企业还要特别关注《中华人民共和国海关保税核查办法》的相关要求，该办法第六条中明确规定：“被核查人应当对保税货物和非保税货物统一记账、分别核算。”这里对于开展保税业务的企业，包括保税加工企业和区内分类监管企业的财务核算、信息系统数据管理，提出了明确的要求。而且该办法还明确规定，被核查人应当在保税货物海关监管期限以及其后3年内，完整保存上述相关资料，不得擅自销毁、篡改。

我们再看检验检疫相关单证的保管要求，这也是关检合并后，企业容易忽略的一个重点：

在《关于检验检疫单证电子化的公告》第二条中，明确规定了“申请人应保证电子化单证信息的真实性和有效性，上传单证扫描件格式应符合海关要求，并按规定保存相关纸质单证。”这里也解决了很多企业的一个疑问：是不是只要有电子单证就可以了？答案是否定的，仅有电子单证其实是不满足海关保存“原始资料”要求的，企业必须同时按规定保存相关的纸质单证，电子单证不能替代纸质原始单证。

除了检验检疫相关的法规以外，还有很多其他法律、行政法规，也对进出口单证的保管有明确要求，海关在AEO现场认证时，也会一并审核这些内容，企业不能只关注海关相关法规，而忽略了其他行业专项法规。

比如《中华人民共和国食品安全法》第九十八条中，明确规定了进口商应当建立食品、食品添加剂进口和销售记录制度，如实记录食品、食品添加剂的名称、规格、数量、生产日期、生产或者进口批号、保质期、境外出口商和购货者名称、地址及联系方式、交货日期等内容，并保存相关凭证。记录和凭证保存期限应当符合本法第五十条第二款的规定，确保全程可追溯。

再比如《出入境特殊物品卫生检疫管理规定》第二十一条中，明确规定了出入境特殊物品单位应当建立特殊物品生产、使用、销售记录。记录应当真实、完整、可追溯，保存期限不得少于2年。这里顺便提醒一下大家，什么叫特殊物品？简单来说，就是涉及人体健康、公共卫生安全的物品，比如人体组织、生物制品、血液及其制品等，这类企业一定要严格落实记录保管要求。
还有《出境货物木质包装检疫处理管理办法》中，明确要求企业建立木质包装销售、使用记录，并按照海关的要求进行核销，确保木质包装的来源、使用、核销全程可追溯，避免因木质包装问题引发检疫风险。

类似的法规还有很多很多，熟悉关务业务的朋友都清楚，这里就不一一列举了。总之，企业在落实单证保管要求时，一定要全面梳理自身业务对应的所有相关法规，确保不遗漏任何一项法定要求。

三、单证保管条件有哪些

前面我们提到了，现在企业的单证保管形式主要有两种，一种是传统的纸质单证保管，另一种是电子化保管，还有部分企业采用纸质和电子双轨并行的保管方式。无论企业采取哪种保管形式，北京岸谷关务AEO认证高级咨询师果子（微信：sunkai0107）可以明确的告诉大家，海关对于这两种保管形式的条件，都在已发布的公告中有相应的明确要求，企业必须严格遵守，不能随意操作。

对于纸质单证的保管条件，海关在曾发布的某份公告附件中，明确规定了档案存放场所应装有防盗门和铁栅栏窗，配备必要的灭火器具，整体环境要符合防火、防盗、防鼠（虫）及防潮等要求，确保纸质单证能够长期完整保存，不被损毁、遗失。所以，一些企业图方便，以部门为单元分散存储档案的方式，既不符合海关的AEO认证要求，更与企业规范化管理工作不相符，很容易出现单证丢失、损毁的情况，建议这类企业及时整改，建立专门的档案库房，集中存放各类档案。

对于电子档案的保管条件，海关明确规定，可以用纸质单证电子扫描件，或者符合海关要求的电子转换文件进行保存，并且必须采用专门的信息系统进行管理和检索，确保电子单证的可追溯性。有些企业采用传统的共享网盘存储电子单证，这种模式可能会存在无法对网盘用户进行权限设置、无法实现操作留痕、数据安全无法保障等问题，是不符合海关单证保管要求的。当然，因为对于进出口业务档案的保管有明确的时限要求，短则3年，长则十几年，所以为确保电子数据的安全，还必须有完善的数据备份措施。需要特别提醒的是，如果企业申请的是AEO高级认证，使用个人网盘或者移动硬盘作为备份措施，是完全无法达标的，必须采用专业的服务器、异地备份等更安全的备份方式。

四、注意需要保管的是原始单证

根据《中华人民共和国海关稽查条例》实施办法的有关规定，企业应当编制和保管能够反映真实进出口活动的原始单证和记录，这是海关对单证保管的核心要求之一。那么问题就来了，什么样的单证才可以被称之为“原始单证”？在实际操作中，果子发现很多企业都存在一个误区：企业在出口做单时，往往会用现成的文档模板修改后，直接生成电子单证，有的企业还会在电子单证上扣一个印章图片，认为这样就是合规的原始单证了。其实不然，这样的单证不具备法律效力，随时可以随意篡改，肯定不能被称之为原始单证，也无法通过海关的审核。

真正的原始单证，应当是企业在真实的进出口活动中直接形成、能够完整还原交易与物流全过程、未经任何篡改的第一手凭证与记录，既可以是纸质原件，也可以是符合海关规定的电子单证。具体来说，纸质原始单证通常需要有交易双方的亲笔签字或实体盖章（这里肯定不是指印章图片，必须是真实的实体印章）；电子原始单证则需要经过海关认可的电子签名，确保能够防篡改、可追溯，比如我们常见的电子发票，就属于合规的电子原始单证。尤其是电子文件使用的电子签名，海关也有专门的公告予以明确规定，企业必须严格按照公告要求执行，不能随意使用未经认可的电子签名。

所以，请看到这里的朋友，一定要认真思考一下，自己企业目前的单证制作和归档流程，是否符合原始单证的保管要求，及时发现问题、完善流程，避免因为单证不合规而影响AEO认证。

五、海关在现场认证时会如何进行审核

了解了单证保管的要求和规范后，大家最关心的问题，应该就是海关在AEO现场认证时，会如何对单证保管环节进行审核。结合果子多年的AEO认证辅导经验，海关的审核主要分为三个环节，层层递进，确保企业的单证保管工作合规、落地。

首先，海关在审核时会优先审核公司级的档案管理制度和进出口相关的单证保管管理制度，这两个层级的制度缺少其中任何一级，果子认为都可视为基本未达标，会直接影响认证评分。审核人员会仔细查阅制度内容，确认制度是否完整、规范，是否明确了归档流程、保管要求、保管期限、借阅销毁流程等核心内容，是否符合相关法律法规和新版AEO认证标准的要求。

其次，海关会现场问询档案管理人员，要求档案管理人员根据制度内容，完整复述单证保管的管理要求和业务操作流程，以此检验档案管理人员是否熟悉相关制度，是否能够熟练落实各项保管要求。如果档案管理人员对制度不熟悉、回答不规范，也会被海关视为管理不到位。

然后，海关会对制度的管理要求，检查对应的执行记录文件，比如单证的审批记录、借阅记录、交接记录、销毁记录等。如果企业仅有完善的制度，却没有对应的执行记录，或者记录不完整、不规范，也可视为基本未达标，因为这说明企业的制度只是流于形式，并没有真正落地执行。

最后，海关会实地检查关务、行政、人事资料的档案室，这也是审核的重点环节。这里果子要重点强调的是，即便企业采用电子化方式存储进出口业务单证，但财务、行政、人事等相关记录资料，绝对不可能完全实现电子化，仍然会有大量的纸质档案需要保管，所以这些档案室的存储条件，仍然要具备前面所述的防火、防盗、防潮等要求。另外，实地审核时，有的海关工作人员会佩戴执法记录仪，全程记录审核过程，企业需要积极配合，不得拒绝、阻碍审核工作。

六、AEO现场认证注意事项

除了前面提到的各项要求，在AEO认证过程中，单证保管环节还有一些细节注意事项，大家一定要重点关注，避免因为细节问题失分。

第一，对所有档案的存档、借阅必须规范，包括单证的整理标准要严格落实，比如单证的分类、编号、装订、存放等，都要符合规范，便于检索和查阅。如果企业通过办公软件进行借阅审批，需要确保审批记录能够随时调阅，不能出现审批记录缺失、无法追溯的情况。这点通常国有企业做得更为规范，民营企业可以参考借鉴国有企业的管理模式，完善自身的档案借阅审批流程。

第二，如果企业是采用电子方式存档的，在海关现场认证时，可能需要向海关展示单证管理系统，演示系统的分类、检索、权限管控、数据备份等功能，证明电子档案的管理符合海关要求。如果是采用纸质方式存档的，海关可能会随机抽取部分单证，检查单证的完整性、规范性、保管状况，确保纸质单证能够完整保存、可追溯。

第三，如果企业认为单证保管的工作量过大，占用了大量的人力和时间，完全可以考虑在现有ERP系统的基础上，增加专业的关务管理系统。这样做不仅可以完成禁限类商品审核、单证前置复核等流程，还可以实现自动化的电子单证保管，甚至已放行的报关单都可以自动下载、归档，无需人工手动操作。这样一来，非但AEO认证不会增加关务人员的工作负担，反而可以大幅降低关务人员的既有工作量，提高工作效率，同时也能确保单证保管的合规性，一举多得。

以上就是北京岸谷关务AEO高级咨询师果子（微信：sunkai0107）对海关新认证标准中积极配合海关工作相关事项的解读。没亲自辅导过100家企业是说不了这么明白的。

欢迎大家对AEO认证、进出口商品归类、加工贸易、海关争议等事项与我交流。

我是果子，报关员果子，您身边的关务好伙伴。

北京岸谷关务咨询有限公司
AEO认证专家
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