出口物流船务工作流程

果子 · 发表于 2016-2-13 01:00:34

船务，也是报关行业中的一个重要岗位。现在无纸化申报盛行，在口岸递单、报关行审单、录入的人分分钟都会被替代。但是，所有生产企业都要出口，出口货物都要租船订舱，这就需要船务人员跟货代的交接。退一万步讲，可以网上下单，但是协调工作和单据交接还是需要人工。所以说呢，学好船务可以有比在报关行有更高的收入。你不了解的报关岗位——船务

下面，我们就简单介绍下一家公司的出口船务人员操作流程

1、客人把订单下到公司，经公司各部门的产能评估后，作出的生产日期和出货日期的安排。

2、船务部接到业务部下达的订单后，根据订单出货日期录入出货排程。2.按PO数量排柜
按可以拼柜的货算出总材积再分别看能装多少个柜，什么柜型？
一般货柜有20’GP--（L）591*（W）234*（H）238CM=32.91CBM
40’GP--（L）1204*（W）234*（H）238CM=67.05 CBM
40’HQ--（L）1204*（W）234*（H）268CM=75.50 CBM
45HQ--（L）1360*（W）234*（H）268CM=85.28 CBM

以上为理论尺寸,即完全没有空隙的地方,实际因为箱子的大小不同,不可能装柜率达到100%
一般货柜实际尺寸为
20’GP-----28CBM
40’GP-----56~59CBM
40’GP-----65~67CBM
45’GP-----75~77CBM
(PO----Purchase Order 采购订单,
长X宽X高（米）=CBM
长X宽X高 (inch英寸)/1728/35.315=CBM
1inch=2.54CM

当然，现在还有装柜软件，简单的、数据精确的产品装柜可以用软件计算，但如果裸装或者不规则的产品软件是用不来的

3.BOOKING(订舱)
BOOKING 一般做FOB的客户都会指定它的货代来帮他出货，不同的客户向不同的货代订舱，现在网络通讯发达，一些比较大的货代要求客户在网上系统中订舱。比如马士基（MEARSK）要求在MPS上订舱，NKY要求在它的NYK E-BOOKING 上进行订舱。
其他的小公司一般要求填写他们公司的BOOKING FORM。然后E-MAIL或传真给它就行。
BOOKING需填写的内容有： SHIPPER（出货人），CONSIGNEE（收货人）NOTIFY（通知人）；PORT OF LOADING（装运港）PLACE OF RECEIP（收货地）；PORT OF DISCHARGE（目的港），MARKS & NUMBERS 唛头；NO OF PKGS（件数）DESCRIPTION OF GOODS （产品描述） KG （总重） CBM （总材积）
若付款条件是L/C是话，以上内容必须跟L/C 一致，（最好大小写，标点符号也一致）
还要在FREIGHT PERPAID （预付）或 FREIGHT COLLECT （到付）后面打个V，
DOCUMENT REQUIRED 后面选择是文件要出B/L，还是FCR形式的提单。（B/L 表示BILL OF LOAD， FCR 表示 FORWARDER CARGO RECEIPT，二者都叫提单，这要看L/C 上要求要的是BL 还是FCR）

填完BOOKING后发给FORWARDER（货代），一般一个星期内会跟你确认，
注意，一般BOOKING要在货期前2~3个星期向FORWARDER BOOKING，如果太晚向他BOOKING，会拿不到船位，因为在旺季的时候经常爆舱，要提前预订。（客户指定的FORWARDER 一般都很拽，你要对他客气一点才会及时给你S/O,而自已选择的FORWARDER 你就可以对他们拽一点，他会毕恭毕敬滴。常常被人凶的人这时可以报仇啦！！！！

4.确认BOOKING拿到S/O.
收到FORWARDER 的S/O，要检查的是，S/O# （SHIPPING ORDER NO 或BOOKING NO）柜型与货柜数量是不是与你所订的一致。CY CLOSING （DATE）（结关日）；VESSEL /VOYAGE （船名/航次）SI CUT OFF DATE （截补料时间）美洲线补料在开船前3~4天。欧亚线在开船后也可。
（附：SI是ＳＨＩＰＰＩＮＧ　ＩＮＳＴＲＵＣＴＵＲＥ（提单补料）的意思
在出正本提单之前，要将提单上所要需要显示的资料提供给船公司或货代，由做单员根据你提供的资料做出提单确认件，并经你检查无误后出正本提单。而你提供给船公司货代的这些资料就是提单补料。）

5.在结关前安排拖柜，补料。
把S/O给到拖车行到堆场去提柜。装货即可出货。
补料———即把货柜资料传给FORWARDER，FORWARDER再传给船公司。
补料内容一般包括，货柜号码，封条号码，所装货物的品名，数量，才积。重量
（马士基的补料FORM 为 CONTAINER LOAD PLAN，内容要填出货港，目的港，船名/航次，船公司名称，货柜号码，封条号码，所装货物的品名，数量，才积。重量

6.报关

7.货已上船，对提单

8.做出货文件。
一般有COMMERCIAL INVOICE，PACKING LIST； C/O （美国）；FORM A （欧亚，加拿大）
还有一点其他的文件，各个客人各不相同。
以上文件，内容必须与L/C，还有提单一致，这就是单证中的单证一致，单单一致。

9采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，一般是15天或21天，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

10采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

11如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
不过，有的公司因为客人信用好，也可以收到订金后出货，出货后，把提单资料和其他的文件传真给客人，再收余款的。然后把提单等文件立即寄给客人。

12业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

13．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

14．单证员平时应注意收集运价变动，船期、航线等信息，为业务员报价提供帮助

另在准备货物的同时需要做商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

FORM A原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单、提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

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前言
1.1 船务和关务的工作属于国际贸易实务的范畴，至我国加入世界贸易组织以来，船务和关务的工作引起了社会各界的广泛关注。为了适应我国对外经济贸易发展的需要，进一步规范船务工作，其综合素质、产品的交付率和业务水准的高低，特制作此作业细则；
一方面直接关系关系到国家进出口率，另一方面也关系到在国际贸易出口流程中，对具有进出口经营权的公司，对出本公司出口货物实际操作流程、单证制作、贸易知识及对外贸易的出口额的实务过程。同时，船务负责华联电公司出口货物的运载（车、船、飞机等）安排及货物的全程跟踪，对文件的制作，发送及控制，执行公司所制定的质量目标和各项管理制度。
在出货方面，与相关部门进行协调与沟通，使货物顺畅的交付。记录客户在船务方面的投诉或意见并及时回复、处理，对船务的文件按次序归类存放，以便查找。
2 目的
2.1 为了使船务各项工作、管理系统化、作业规范化，特编制该工作作业细则。
3 适用范围
3.1 适用本公司运务课船务所有作业。
4 作业细则
4.1 船务订单管理
4.1.1 收到业务订单（内部订单）制作出货排期，（同一天出货，交同一个仓或者同一个客人的订单，同一天交货的订单排在一起，方便以后出货时计算总的重量、件数和方数，以便预计出货时根据货物的多少来订相应大小类型的车。
4.1.2 应客人要求做出货相关文件装箱单、发票、商检、产地证明等相关出货的证明文件，其目的是巳有资料可做参考、可预先估计航班/船期装箱明细分发给生产部，以便生产部按照船务提供的资料包装，符合船务的文件规定.
4.2 订仓流程
4.2.1 填写订仓单：应客人的订单要求在出货前一周向相应的货代订仓，制定订仓单要根据客人的要求进行填写，如：客人在信用证是要求的目的港需要申请免堆期，就需要及时在订仓单上体现，特别是做信用证的客户最好能把信用证传给货代一份。再写上公司名称/目的港/柜的数量/柜型/品名/为了保护双方的利益最好盖上公章。
4.2.2 发送订仓单：将填写好的订仓单传真或者邮件给到货向船公司或者货代，船公司或货代接到订仓单后根据和客户谈好的情况向船公司订舱。
4.2.3 向船公司或货代拿入仓号：船公司或者货代收到我司传真后,确认有舱位并直接释放放入仓号给我公司船务或者货代,再由货代传给我司船务。
4.3 出货流程
4.3.1 约车约柜：我司船务拿到货代或者船公司的入仓号后，与生管确认货物及验货情况，如果货物交货都没问题则就把订仓单传真至运输公司，根据货物的重量及体积来约不同型号的车辆。不同型号的车辆运费不一样。
4.3.2 装货时间：通常情况下在货好前三天约车及约柜，如果当天出货当天赶结关的话，则所产生的费用将是原来的三倍以上，甚至更多的费用产生。如当遇上塞车及海关查车的等意外情况发生，有可能会导致这批货不能赶上这一班船及及当日航班。
4.3.3 出货时间：如果赶当天结关的货物一定在当天早上10：00前离工厂。如果赶次日结关时间的，则必须在结关的前一天安排出货。
4.3.4 根据入舱单上给予的信息提前安排订车，制作相应的内部联络单和外部联络单è生管确认è协理审核è总经理核准è复印一式三份给生管、仓库及门卫。
4.3.5 一般的贸易条款：在制作外部联络单时，要注明贸易条款，并提供正确的文件联络运输公司按指定时间进行装货，我们公司通常的贸易条款有以下3种。
4.3.5.1 FOB 船上交货：运费到付，我司支付付货物越过船舷前的费用。
4.3.5.2 FCA 货交承运：运费到付，我司支付货物交给承运人前的费用。
4.3.5.3 EXW工厂交货：客人到厂提货，运费由客人支付。
4.3.6 车到厂装货：当运输公司收到我司提供的订仓单后，根据订仓单上的信息，运输公司持我司的订仓单到码头打单提取吉柜并到厂装货或安货车[吨车]到我厂收货。
4.3.7 出货监督管理
当车到厂装货后，船务及生管需到出货场所监督出货。其目的是为了防止错出，漏装，溢装货物的发生。装货时，船务需到装货现场对出货产品的数量、件数、唛头进行核对，并将车牌号、柜号、封条号记下，以便做提单补料给船公司用。
4.1.9 产地证处理方式
4.3.7.1 需加签的：空运的司机带去香港加签后随货一起飞;海运的司机带去香港,加签后返回厂内或直接寄给客户。
4.3.7.2 无需加签的：空运的，随货一起排飞。海运的，与正本提单和其它单据一起寄给客户。
4.3.8 货物放行管理
4.3.8.1 船务放行：确认好出货数量及产品的件数、包装及唛头无误后在放行条上面签名放行。
4.3.8.2 仓库放行：仓库确认所出货物数量及产品的件数、包装及唛头无误后签名，给到协理签确认，然后放行。
4.3.9 提供补料：当车或者柜离办厂后要做提单补料，在第一次的订仓单上面的内容只是大概，所以要确认最后提单上的详细内容，将做好的资料传真或者邮件到船公司，船公司依照我司船务提供的资料做得单给我司船务审核，Ok后方可出正本。
4.3.10 船公司费用付款方式：当货物上船或上飞机后，安排付款付货代或者船公司或者航空公司的代理费用，一般的船公司或者航空公司在货物上船后会向我们公司开出发票，确认无误，就安排物流公司按指定帐户付款做月结，正本提单交给我公司船务，由船务按照客人的批示，连同装箱单、发票、产地证一起寄给客人。
4.3.11 文件存盘管理：当所有的出口手续办理完成后，付应该付的费用给物流公司，由物流公司出据对账单并付相应能证明此费用产生的单据于次月的3号前送达我司，由我司船务核对，上级领导审批后提交给财务安排付款。然后填写出货记录，计算每张订单所产生的出口环节费用后文件归档。
4.4 快递出口流流程：
4.4.1 本公司需要以快递方式寄出的货物，先填好快递申请单给到本部门主管签字批准，再到运务课领取快递单进行对所寄出货物实际内容填写。
4.4.2 填好相应内容后并开放行条与货物放在前台，由前台叫快递公司到厂取货。
4.4.3 货物寄出后前台将快递公司留底的运单交回运务课，以便运务课对账用，所有的快递公司费用均为月结。月底结束后，将快递公司传真过来的对账单由我司船务核对，上级领导审批后提交给财务安排付款。
4.5 外购成品出货流程：
目前，供货商出货的产品主要有昆仰和勇新货交香港，其它的均为工厂交货。
4.5.1 昆仰（供货商）业务在与供货商昆仰下订单时，与供货商的业务建立的贸易条款为FOB 香港。
4.5.1.1 当供货商昆仰的货交华联电电子（深圳）有限公司时，至交货后由我司开出DEBIT NOTED给昆仰签回，并提交给财务，由财务在供货商的货款里扣除中港运费、FORWARDER费及相关费用。如有两家货并货，则文件费、手续费、港口安全费需除以2，散货费按重量计算。
4.5.1.2 如果货物交我司指定的香港Forwarder, 则只需在货款里扣除FORWARDER费用。由我司开出DEBIT NOTED 并在供货商的货款里扣除。如有两家货并货，文件费、手续费、港口安全费需除以2，散货费用按重量计算。
4.5.2 永新（供货商）：业务在与供货商勇新下订单时，与供货商的业务建立的贸易条款为FOB 香港。
4.5.2.1 当供货商昆仰的货交华联电电子（深圳）有限公司时，至交货后由我司开出DEBIT NOTED给昆仰签回，并提交给财务，由财务在供货商的货款里扣除中港运费、FORWARDER费及相关费用。如有两家货并货，文件费、手续费、港口安全费需除以2，散货费以该批货的总重量&总材积计算，取大优先。
4.5.2.2 如果货物交我司指定的香港Forwarder, 则只需在货款里扣除FORWARDER费用。由我司开出DEBIT NOTED 并在供货商的货款里扣除。如有两家货并货，则文件费、手续费、港口安全费需除以2，散货费用按重量计算。
4.6 文件管理
4.6.1 单据的管理：船务在接收到各部门的文件后放在相应的活页夹统一管理。
4.6.2 受控文件：有专门的活页夹，并按照发票号依次归类存放，以便回收及查找。
4.6.3 出货相关文：(装箱单、发票、产地证、订仓单、提单) 按整套文件放入船务全套活页夹中。
4.7 船务相关单据
4.7.1 《船务全套文件》
4.7.1.1 《装箱单》
4.7.1.2 《发票》
4.7.1.3 《订仓单》
4.7.1.4 《产地证》
4.7.1.5 《提单》
4.7.2 《联络单》
4.7.3 《快递申请单》
4.7.4 《生产通知单》
4.7.5 《内部订单》
4.7.6 《出货通知单》
4.7.7 《出货统计表》
4.7.8 《出货跟踪表》
4.7.9 《受控文件》

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