海关AEO认证标准里没写的隐藏要求 （一）办公条件，海关AEO认证速通指南

果子

海关AEO认证标准里不会告诉你的那些隐藏要求
（一）办公条件
您以为企业达到海关AEO认证标准的要求就能顺利通过认证？那真的想多了。有不少企业未能通过海关AEO认证，在果子了解情况后发现就是因为这些隐藏要求不达标而导致。虽然没有以公告形式明确，但实际上还有许多隐藏要求必须事先满足，否则别说现场认证，海关可能压根不会受理AEO申请。今天，北京岸谷关务AEO高级咨询师果子就根据遇到过的实际案例为大家讲解第一部分隐藏要求——办公条件。

提到办公条件，大家自然会想到办公室，哪家企业能没有自己的办公室呢？！但其实它指的不仅是办公室，而是整个办公区域的基础条件与安全要求。以下我从几个方面进行讲解。

1、独立办公空间

许多企业出于经营策略考虑，采用“一套人马、多块牌子”的架构，或与母子公司、供应商派驻人员、关联公司等在共同空间办公。这种情况下就必须特别注意区分。

海关在审核时会重点关注申请AEO认证企业自身的办公安全。若存在上述情况，可能导致关联公司人员在经营区域内无法被准确识别，从而被海关认定为存在安全隐患。

根据果子的AEO辅导经验，最佳解决方案是：首先，同一空间或楼层的不同企业若有物理隔离条件，应在标识标牌上明显区分；其次，要求相关公司人员均佩戴工牌，以便识别人员身份。如果在开放式办公环境下无法与相关公司进行物理隔离，则应移除非认证主体的企业标识。尤其是在大门口悬挂多家企业牌匾的情况，更需留意。

在果子的工作经验中，仅有极个别海关对同一空间内多家企业办公的情形不太敏感，但绝大多数认证关员都会对此提出明确要求。

2、档案室要求

果子曾到访不少中小型企业，即便是生产型企业也常未设专用档案室，小型报关企业和进出口公司则更为普遍。

这时有人会问：为什么一定要有档案室？我把纸质档案放在档案柜，进出口业务档案电子化存储难道不行吗？当然不行。先说电子档案——海关对电子档案的要求并非简单存储在电脑或移动硬盘即可，甚至个人版网盘或NAS存储也不符合要求，既不够安全，也无法有效控制访问权限。海关曾发布公告，对进出口业务电子存档有明确规定，并要求使用专门系统进行管理。具体要求在此不展开，大家可联系果子进一步了解公告详情。尤其请注意，个别企业关务人员认为随时可从“单一窗口”下载报关单及随附单证即等于电子存档，这是严重误解。“单一窗口”是公共服务平台，绝非企业的档案管理系统，这不能替代企业自身的存档工作。

那么，进出口业务单证若已采用符合海关规定的电子存档，是否就不需要档案室了呢？仍然需要。因为企业各部门均涉及海关AEO认证相关档案，例如访客登记、员工档案、维修记录等。即便无纸化再彻底的企业，也难免存在纸质记录。而按照海关每五年复审的要求，这些档案必须妥善保存，其安全性至关重要。

无论是国家档案局还是各省、自治区、直辖市档案局，都对企事业单位档案管理规范有明确要求，海关也不例外。海关曾专门发布指引，要求纸质档案管理必须具备“防火、防盗、防虫、防潮”等条件。这意味着企业档案室必须为独立空间，配备消防与视频监控设施。果子还建议加装门禁系统以控制进入权限；如有外窗的非标准写字楼，建议增加防盗栏。这些要求，其实在国有企业档案管理规范中早已体现，有些大型国企的档案室甚至由保密处直接管理，要求更为严格。未在管理规范严格的企业工作过的朋友，对此不太理解也属正常。

3、会议室

在小型进出口公司和报关企业中，常常不设专用会议室。果子曾到访重庆一家报关企业，其最大的独立空间是总经理办公室，内设几张沙发、一个大茶桌和一张大办公桌。当我提出疑问时，企业相关负责人表示，以往海关到访也在此接待，认为AEO认证也可在这里进行。结果企业准备近一年的AEO认证申请，海关最终未予受理。企业或许并未意识到，未受理的原因之一正是办公条件不足。

果子从几个角度说明：首先，在AEO认证辅导准备阶段，缺乏合适的工作条件会严重制约资料整理与跨部门沟通；其次，在提交认证资料时，难以提供规范的员工参加海关法律法规培训现场照片。更重要的是，海关进行现场认证时，企业常需通过PPT进行介绍和长时间面谈。想象一下这样的场景：海关人员与企业人员坐在沙发上一边喝茶一边交谈……别忘了，海关多数时候还需对认证现场拍照存档，此情此景实在难称规范。在果子的AEO工作经历中，还曾遇到过海关派出12人团队进行现场认证的情形。若没有合适会议室，难道让关员分散就坐于工位，员工靠墙站着吗？这样不具备基本接待与工作条件的企业，海关自然无法受理认证申请，只是海关通常不会明说而已。

4、独立机房

与档案室类似，海关也要求企业具备独立机房。在AEO认证辅导中，果子见过不少企业将服务器直接放置在办公区内。暂且不谈安全问题，服务器通常需要在恒温恒湿环境下运行。即使企业采用云服务器或异地服务器，仍不可避免会使用网络交换机、视频监控硬盘存储器等设备，这些设备的安全性同样重要。试想一下，海关要求视频监控存储不少于60天，但如果存储硬盘任何人都可随意拆卸，安全隐患如何控制？

我要强调一下，企业的档案室、机房等场所都是海关必到的现场检查位置，马虎不得。

正因为存在这些AEO认证标准之外的“隐藏要求”，果子每次为咨询AEO认证的企业解答时，都会耐心说明情况，并在实地考察后，根据企业实际条件提供合理建议，以最大程度减少企业损失，避免因盲目提交认证申请而导致无法受理的情况发生。

实际上，AEO认证标准之外的隐藏条件还有很多，我们下次再为大家详细讲解。

以上就是果子（微信：sunkai0107）对海关AEO认证中办公条件的相关解读。欢迎大家就AEO认证、商品归类、海关争议等关务问题共同交流。

我是果子，报关员果子，您身边的关务好伙伴。

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