海关AEO认证最全指南——海关AEO信息系统的功能需求详细解读和判定标准

果子

许多准备申请海关AEO认证的企业，往往误认为AEO认证的准备工作仅仅是基于对公司实力的自信，以为只需提供制度体系和少量记录便可通过，或者错误地以为只要公司拥有信息系统，就满足了海关AEO认证的标准要求。这种误解可能会给企业带来严重的后果。

在深入研读海关AEO认证标准后，我们会发现，该标准对企业的硬件和软件都有明确要求，特别是信息系统方面。我们需要深入思考，信息系统的建立初衷，是仅仅为了满足AEO认证的最低要求，还是能够在此基础上最大限度地帮助关务人员减轻工作负担。

今天，果子（微信：sunkai0107）将根据自己的近十年AEO认证工作经验，为大家详细介绍海关AEO认证对信息系统的具体要求。

一、海关AEO认证标准解读

海关AEO认证标准中的“信息系统”大项下共有三条标准，其中第8条涉及数据存储能力，第9条关注信息安全，而真正对信息系统功能提出要求的是第7条。原文如下：

建立有效管理企业生产经营、进出口活动、财务数据等的信息系统，确保进出口活动的主要环节在系统中能够实现流程检索、跟踪，且涉及的货物流、单证流、信息流能够相互印证。

在仔细阅读并标注后，我们不难看出，这一条款包含了对信息系统覆盖范围、功能和目的三方面的关键信息：

覆盖范围。认证标准中明确指出了“企业生产经营、进出口活动、财务数据”。这里的生产经营通常指采购和销售部分，财务数据涉及财务收支和收付汇情况，而进出口活动则应包括进出口的全流程管理。

功能范围。认证标准中明确提出了“实现检索、跟踪”。这意味着每一票进出口业务在信息系统中的立项、决策、复核、物流、财务等过程都应被记录，并能像追踪快递一样，详细记录每个环节。

系统目的。认证标准中明确了“货物流、单证流、信息流能够相互印证”。信息的相互关联是为了验证进出口货物的合法性。例如，在一次进口业务中，如果外方比合同约定多发了货物，而进口方按合同申报，就会构成不如实申报，并可能导致关税的漏缴。除非多发的货物没有入库、出库记录，没有物流记录，没有收付款记录，否则一定会留下线索。

二、海关为何重视信息系统建设

在果子多年的AEO认证工作经验中，发现海关对信息系统的重视程度最高。这是因为其他认证标准，如访客管理、人事管理等，规范企业的流程几乎都一样，没有很大差异。但信息系统则不同，几乎每家企业的信息系统都有所不同，这就导致海关在认证时会重点关注信息系统的功能。在海关培育和现场认证时，都会要求企业现场演示信息系统的功能。果子曾经历过最长的一次，海关认证组对信息系统的检查时间长达一小时。

海关为何如此重视信息系统呢？

各位关务人员可以参考海关加工贸易智能化联网监管模式。当加工贸易企业的ERP系统数据与海关对接后，就相当于企业具备了相当规范化的管理机制，可以向海关完全开放进出口相关的生产、库存数据。在海关实时联网风险控制的基础上，企业可以获得最大程度的加工贸易便利措施。此外，国税、市场监管、海关等部门在开展稽查或检查时，也往往会通过核查信息系统的数据来进行。

换个角度，企业是否采用信息化管理，也是对其管理者运营管理水平和员工素质的一种体现。在那些完全不依靠信息系统进行管理，或者只有简单记账软件的企业中，似乎看不到规范化管理的希望。

由此可知，具有完善的信息管理系统及有效运作机制，是获得包括海关在内各主管机关认可的先决条件，更是获得AEO认证的前提。

既然如此，我们就按企业类型来详细谈谈这些企业申请海关AEO认证时，对信息系统的具体要求吧。

三、进出口货物收发货人的AEO信息系统要求

进出口货物收发货人类别中，主要包括生产企业和贸易公司。其中，涉及加工贸易的生产企业较为特殊，因此单独说明。此外，在收发货人中，还包括部分物流企业。

生产企业

无论是从事一般贸易进口还是一般贸易出口，生产型企业申请海关AEO认证时，都要求以ERP系统为基础。当然，ERP系统包括采购、销售、生产、财务等主要功能，并具备基础的检索、统计功能。但仅仅这些功能，还无法体现AEO认证标准对信息系统的真正要求，即货物流、单证流、信息流能够相互印证。其中，信息流要求ERP系统各功能之间的数据流转可追溯，这是ERP系统的基本功能。但货物流和单证流的要求，可能就超出了ERP系统的能力范围。

以出口企业为例，严格来说，单证流是指出口制单的过程，包括禁止类合规审查和单证复核。现在，很多企业都是根据销售订单，在Excel或Word的合同、发票、装箱单模板上进行修改，以生成报关用的单证。但在单证流的要求下，应通过ERP系统设置单证模板，根据销售订单数据直接生成单证，并在系统中完成复核工作。这样，才能实现单证流与订单的相互印证。

再来看货物流，一般情况下，海关会要求出库记录与物流记录相对应，并在系统中得到体现。也就是说，系统中要形成销售订单→出库单→装货时间→司机姓名→车牌号的对应关系。但ERP系统中，往往缺少装货的相关物流信息。对于要求严格的认证关员，还可能需要对出口货物的运输过程进行监控，如车辆是否按规定路线行驶，行驶过程中有无异常等。

由于一般企业的ERP系统无法满足货物流和单证流的所有要求（还有其他功能要求，请参考我后面提到的海关审核标准部分），因此，建议企业采购关务系统，与ERP系统和单一窗口进行对接，以便更便捷地实现相关功能。

加工贸易企业

除了前述生产企业信息系统的基本要求外，加工贸易企业还应根据《中华人民共和国海关加工贸易货物监管办法》（海关总署219号令）的监管要求，加强保税货物的管理。特别是应通过技术手段，确保保税和非保税货物的区分，避免违规提取、销售保税货物。最直接的建议是，在ERP系统料号上对保税和非保税物料进行有效区分，在销售订单环节明确保税或非保税成品，并设置防呆机制，对保税货物手册实施动态平衡管控。

贸易公司和物流企业

对于贸易公司而言，最大的特点是没有生产环节，除少数企业外，也没有自营仓库。因此，对于海关而言，信息系统审核的重点在于客户准入环节是否有审批流程，是否能有效区分自营和代理业务，以及是否可以真实体现收付汇金额和下游销售金额。如果是自营进出口的话，由于大多由第三方仓储企业放货，如何进行风险控制就显得尤为关键。

对于注册为进出口货物收发货人的物流企业，也需要将ERP系统和WMS系统进行有效对接，以满足相关要求。

四、报关企业信息系统的要求

对于报关企业而言，需要改变业务流程，从传统的直接进入单一窗口录入申报信息，转为通过关务系统录入申报信息。在关务系统中，完成对申报内容，特别是申报要素的自动复核后，再发送至单一窗口。此外，还需要在优化接单流程的基础上，增加合理审核和禁止类合规审查的功能。同时，应确保这些作业流程、时间、操作人都有迹可循。

除了业务层面外，海关还会关注报关企业的财务系统。海关可能会要求通过财务系统调取指定报关单的收款情况。虽然具体原因我们不得而知，但确实有不少认证关员提出过这样的要求。

对于注册为报关企业的货代公司而言，除了满足报关企业的相关要求外，果子还建议将货代系统和关务系统进行对接，以此实现对于企业自行申报货物数据的直连。

五、多系统企业如何应对

在企业运营的各个阶段，根据需求上线相应系统是比较常见的做法。但这种系统架构存在一个问题，就是各系统之间可能不兼容，数据无法有效联通。如果严格按照海关的标准解读，这种架构是无法满足“货物流、单证流、信息流能够相互印证”的要求的。果子在这里有两个建议：

第一，根据公司信息化战略需要，重建信息系统。但需要注意的是，大型企业系统的规划和实施往往需要一年甚至更久的时间。

第二，建设一个数据交换系统，将各系统不同类型的数据转换为统一标准。这样，就可以通过唯一标记进行跨系统数据检索了。

第三，积极与隶属海关进行沟通，详细说明企业的现实困难。在可能的情况下，通过线下进行数据穿行的方式，也有可能获得海关的认可。

六、海关对AEO信息系统的审核方式及穿行测试

海关AEO认证组在进行现场审核时，可采用海关抽取单据或企业自行准备单据的方式进行审核。逻辑关系是：海关只掌握报关单号，企业需要根据报关单号录入系统，查到对应的订单号，再根据订单号反向推导至采购、审批、入库、出库、生产、物流等信息。这个程序在海关认证工作中被称为穿行测试。穿行测试并不是一个新名词，对于规范企业的财务和内控管理人员来说，应该都不陌生。如果大家还需要进一步了解，可以向他们寻求帮助，或者联系果子（微信：sunkai0107）。

在申请认证阶段，海关通常需要企业提供书面的穿行测试记录。大家可以按照我前面提到的流程指引，对每一步作业进行截图，并配以简要文字说明，提交给海关。如果是多系统企业的话，建议准备一个公司信息系统架构图，以便让认证关员对企业系统有初步了解，并确认企业理解信息系统的作用。在实地认证时，需要根据权限设定，由一个部门或多个部门现场向海关演示和说明系统。

七、信息系统对关务人员的影响和重要性

至此，作为拥有二十四年关务工作经验的我（果子），愿站在关务人员的立场，提出一些中肯的建议。

面对AEO认证的信息系统要求，这看似打破了关务人员长期以来的工作习惯，可能引发对未知工作的焦虑，感觉会增加工作负担，因此有人倾向于采取简单方案应付认证，以求尽快通过并恢复原状。然而，我鼓励大家不要将AEO认证视为负担，而应视其为优化内部控制、满足海关合规要求的契机。

在企业内部，关务部门因不直接创造经济效益，往往得不到业务、销售和生产部门那样的重视，关务人员时常面临繁重的工作却难以找到减负之道。在我看来，AEO认证正是一个转机。

建议各位深入剖析企业关务工作的痛点，如重复劳动量大、易出错、跨部门协作难题等。将这些痛点与海关AEO认证标准相结合，全面评估关务系统在解决这些问题上的潜力。一旦确认系统能够发挥积极作用，就应积极推动相关工作，让系统承担更多任务，从而减轻人工负担。

那么，我们应关注哪些关键功能呢？

1、出口制单

当关务系统与ERP系统实现对接后，能够自动接收ERP中的销售订单，并根据预设的清关单证模板自动生成单据，仅需少量人工完善即可。这极大地减少了人工修改模板带来的错误和重复劳动。

2、单证复核

一方面，系统可根据进出口产品类别、客户（供应商）类别预设校验规则，对输出单证数据进行自动检查，避免输入错误。另一方面，针对AEO认证要求的复核记录保留，系统可实现电子化存储，轻松应对长期繁琐的资料保管工作。

在辅导AEO认证的几家大型上市公司中，我们发现单证复核环节通过系统优化，最高可为关务人员减轻1/3的工作量，这一变化远超他们的预期。

3、单证保管

AEO认证对单证保管的规范性有严格要求。根据相关法律法规，进出口单证需在海关监管期内及其后三年内妥善保存。对于业务量大的企业，规范存档压力巨大。而使用关务系统，可自动下载随附单证和报关单，实现电子存档，大大减轻了单证整理和存档的工作量。

4、采购审核

企业关务常担忧计划外采购的货物突然到港，特别是涉及禁止或限制进口产品时。按照AEO认证标准，采购时需审核拟进口产品是否合规。将关务部门纳入进口货物采购合同审批流程，不仅能凸显关务工作的重要性，还能有效掌握进口工作计划，优化流程并规避风险。

综上所述，认真对待和执行海关AEO认证，对关务工作具有显著优势。

八、海关AEO认证中对信息系统的审核标准

尽管海关拥有统一的AEO认证审核标准和规范的业务培训，但在现场审核时，认证关员仍存在一定的主观性。这种主观性导致的差异将在后续文章中探讨。对于信息系统这一认证标准部分，同样存在标准解读的差异。

在AEO认证中，每个项目被分为“达标”、“基本达标”、“不达标”三类，其中“基本达标”项目不得超过三项，“不达标”项目不得出现。对于信息系统而言，若企业没有信息系统或仅有财务记账软件，则属于不达标范畴，认证将不通过。而其他缺陷则深刻体现了认证工作的主观性。

认证标准中未明确“货物流、单证流、信息流能够相互印证”的关联性是否必须通过系统串联，也未明确“与单一窗口对接”的具体功能要求，更未规定关务功能的具体指征，这带来了不确定性。

部分达标评判标准实例包括：某央企仅有ERP系统而无关务系统，被判定为不达标；某国际上市公司虽采用统一关务系统但未能与ERP系统和单一窗口对接，同样被判定为不达标。而部分企业因信息系统间存在数据关联被判定为达标；同类企业却因合规审查、单证复核、单证保管等功能未体现在关务系统中而被判定为不达标。此外，部分企业虽仅有ERP系统，但能实现线下查找资料后线上穿行测试，也被判定为达标。报关企业若未能直观展现报关单收款记录、缺乏申报要素自动校验功能或货代系统与关务系统未对接，则可能被判定为部分达标。

九、关务信息系统选择指南

多年来，我接触了一些关务系统公司，发现存在三类企业，在关务系统选择上需格外注意。术业有专攻，非专业关务系统公司即使名气再大也毫无意义。

第一类为专业软件公司。这类企业主打财务和企业管理软件，虽然也宣称拥有关务系统或模块，但因关务软件业务占比低，开发投入不足。开发人员缺乏关务经验和知识，不了解企业真实需求，无法及时应对单一窗口税则、申报要素、填报规范等变化，反而可能成为关务人员的负担。

第二类为关务软件公司。这类企业以关务系统为主营业务，能及时同步海关申报要求。它们又分为两种：一种追求大而全，宣传提供上百种功能，但绝大多数功能无用，无法满足企业个性化需求；另一种则针对一般贸易、加工贸易和报关企业提供系统，并可根据需求进行个性化定制。

第三类为无关公司。这类企业看到AEO认证的风口，纷纷开发关务系统。咨询公司、认证公司、货代公司等因不懂企业关务和AEO认证，开发的系统竞争力弱，采用低价策略进入市场。这些系统往往很快成为摆设，受苦的是关务人员。

通过以上介绍，希望能为各位在申请海关AEO高级认证的过程中提供帮助。我将随时协助大家解答相关问题（微信：sunkai0107），为大家提供支持。

北京岸谷关务咨询有限公司

AEO认证辅导专家-政策解读-认证评估-全程辅导

联系方式：

电话：010-62010715

手机：15811225598（同微信）

翻译

搜索

复制