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一次通过海关AEO认证,AEO认证工作应由这个部门来主导

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发表于 2020-7-19 21:44:49 | 显示全部楼层 |阅读模式
随着海关AEO认证带来的诸多便利条件被企业认可,以及海关对于一般认证企业开展重新认证工作,很多企业都在积极开展海关AEO认证准备工作,争取在今年通过AEO认证。但是在企业启动AEO认证项目时,首先面临的棘手问题就是——由哪个部门来主导认证工作。话说回来,这个问题很重要吗,还不是领导指定负责部门?

要果子说,问题可没那么简单,如果主导AEO认证的部门不很合适,不仅会大幅拖延认证工作进度,甚至到认证截止日还没准备完毕,还可能会降低认证准备工作质量,更严重的就是无法通过海关AEO认证。这又是为什么呢?

海关AEO认证的四个特点

说到海关AEO认证区别于其他各种认证的最大特点,从字面上来看就是多了“海关”两个字,从而我们不难判断出来AEO认证是围绕着海关业务而进行的一项工作。总结起来,有以下四个特点。

1、AEO认证的核心是海关业务

既然是海关的AEO认证,就是基于WCO的《贸易安全便利框架》的供应链安全而展开的一项业务,这与我们传统的企业管理存在着相当大的差异,因为其不仅要满足供应链安全的要求,同时还要完全符合中国海关现行的各项法律法规。

2、AEO认证的主体是海关

相较于其他认证过程中存在“既当运动员,又当裁判员”的各种低尺度和低标准而言,AEO认证是由经过系统培训及考核的海关关员来执行认证工作,同时还有上级海关和海关总署的监督审核,认证执行尺度是非常严格的。(刚做了个统计,某月深圳海关在一个月内调整82家企业的信用等级,其中23家企业降为失信企业,58家企业从AEO认证企业降为失信企业,通过AEO一般认证的企业1家,通过高级认证企业0家。)

3、审查重点是执行和记录

通过海关AEO认证不是改改模板凑个制度就可以的,海关将审核的重点放在企业软硬件的整改和各项记录的完整性上,并且要对相关人员面谈以确认制度的执行状况,对于不少企业还面临着弥补三年的记录工作上去。AEO绝不是简单的书面审核。

4、实时监控企业状态

即便顺利通过了AEO认证,也不能象其他认证一样只需应付多年一次的“形式审核”便可,海关会通过信用管理系统、日常监管、上传审计报告等多种形式对企业进行动态评定,一旦面临风险则可能随时开展重新认证工作。这不,群里有家企业去年年底刚通过一般认证这月就接到重新认证的通知了。

负责AEO部门选择不当的案例

在果子的AEO认证辅导经历中,出现过数次因为公司领导决策问题,选择AEO认证对接部门不恰当,导致认证工作无法顺利进行的情况,有的甚至拖了三年仍未完成。现在果子就给大家分享一下。

案例一 负责部门人员不固定

在某家位于中部地区产值数十亿的企业中,可以说公司领导很有先见之明,在企业中内设了“关务合规部”来负责协调各部门以保障进出口业务的顺利开展,其配置专职工作人员四名,这样结合日常工作的部门来负责AEO认证再合适不过了。但是好景不长,AEO认证工作刚开展不到3个月的时候,公司高层就把该部门人员抽掉到其他部门,只剩一位领导和一位办事员,而办事员几个月就调换一次,至今该部门只剩一位领导了,完全没有人能够开展具体协调工作。

案例二 频繁调整负责部门

还是在中部地区,这次是一家制造重型装备的上市公司,该公司曾被海关降级到一般信用,对企业的经营带来了一定影响,所以公司领导非常重视。因为该公司进口和出口部门是分离的,所以领导先把组织协调AEO认证的工作交给了进口部,一个月之后又调整到出口部负责,再过了半个月又调整到从没接触到海关业务的质量管理部负责。结果导致负责海关事务的部门完全当甩手掌柜,而让外行来接手内行工作。

案例三 非关务部门负责AEO

某家福建的大型制造企业,因公司负责关务的仅有两个人且隶属于财务部门没有协调能力,所以公司领导要求质量管理部负责AEO认证工作。从来未接触过海关业务的质量管理部没有任何决策权,很多时候也面临公司内各部门的压力,有些整改建议既无法说服部门,又无法向上建议,结果导致认证工作拖拖拉拉两年还没结束。

选择哪个部门负责认证工作的利弊

选择哪个部门来主导AEO认证工作,不仅要考虑该部门在企业架构中的地位,这决定了其协调能力,还要考虑该部门的日常工作量,是否会影响正常工作,更要考虑其对海关日常工作过的理解,不得不说这是管理的艺术。那么,我们就分别来谈一下各部门负责AEO认证工作的利弊吧。

选择关务部门主持AEO认证,这就要看关务人员在公司中的位置了。通常而言,在单纯的贸易型企业中多以业务部门为核心,而在生产型企业中又多以生产部门为核心。也难怪,在某些有上千名员工的工厂中关务人员只有1-2人,话语权似乎并不大。在果子的AEO认证辅导经验中看到更多的企业都没有单独的关务部门,有的关务人员隶属于采购部,有的隶属于财务部,更有甚者有若干个部门都在负责关务。果子就曾经碰到过一家企业,财务部负责加工贸易管理,业务部负责出口,关务部负责进口,外联部负责减免税……同时做关务级别还不一样,你说海关的AEO认证工作如何统一协调?还有的情况是每个部门有需求就自己进口,包括海关监管货物也不知会关务部门,果子就亲自查到企业减免税货物都开始安装了关务部门还浑然不知。即便领导指派关务部门负责AEO认证,1、2个人的部门能否抽出时间来做这项工作,值得思考。

选择业务部门主持AEO认证,要看业务部门的分工。通常来讲对于贸易公司会有两个以上的业务部门,多的有几十个业务部门,而且他们都是平级的,每个业务部门按照品类和客户的差异来分工,这样谁来领导?在生产型企业中,业务部门很少会去关注生产、工艺和物流部门,显然主持认证工作并不很合适。

选择质量管理部门主持AEO认,就怕进入误区。很多公司的质量管理部门多有ISO认证、反恐认证等认证经验,对于企业内控非常在行。但问题是,我们的AEO认证虽然属于企业内控的一部分,但其核心还是海关法律法规的合规。在传统的认证和体系管理中,质量部门与各部门之间的关系是一对一的关系,而海关AEO认证因受到各项海关法律法规的支撑,质量部门与各部门之间就形成了一对多的关系,对于海关业务中各部门之间的关联关系和责任划分,可以说质量部门是一窍不通的。需要按什么样的要求来去整改,并且整改依据的法律法规是什么,你要确定质量部门同事可以回答上来。

部门内部的阻碍因素和执行力

果子在跟不同AEO认证企业的沟通中,碰到过不少企业自上至下不重视认证工作的情形。虽然公司最高层领导指派关务部来协调AEO认证工作,但是部门经理无法承担相应责任或者压根没有研读过认证标准,然后把工作直接甩给基层关务人员来负责,有的时候甚至是个新手来负责。

这些新手在跟果子的沟通中都非常无奈,既无权直接协调各部门经理进行整改,又得不到关务部门领导的支持,只是机械的准备一些并无实际意义的文件。

尤其是有些主管部门领导没能在企业各部门关系和AEO认证的重要性之间做出正确判断,在没有最高领导出面协调的情况下,因为不敢于做出提议或者协调而错失了AEO认证整改的最佳时机,最终导致企业降级。

所以要果子(微信:sunkai0107)来说,做AEO认证工作的首要因素就是执行力,没有得到足够授权或者最高层领导足够重视的情况下,再努力也是没用的。

通过海关AEO认证,并不是依靠一腔热血就可以通过的,如果负责AEO认证的部门选择不当,可能不仅无法通过既定的认证目标,还有可能会被海关降级处理。岸谷关务咨询的果子则经常面临认证企业的此类情况,希望在诸君有困难的时候可以帮到大家。

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