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AEO认证攻略之准备申请海关AEO认证的资料应当这样做才合格

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发表于 2020-6-26 21:03:12 | 显示全部楼层 |阅读模式
随着进出口企业规范程度的不断提高,申请海关AEO认证就成为越来越多进出口企业和报关企业的选择,这里除了由一般信用企业拟升级为AEO一般认证或高级认证的企业外,更多的则是面临海关重新认证的AEO一般认证企业。当公司管理层接到海关重新认证的通知后,领导层通常会立即指定一个部门负责人主导AEO认证通过,同时这位同志也极大可能要为认证结果承担责任。

突然接到领导通知要求负责准备海关AEO认证工作时应该怎么做?这应该是所有关务人员都应当慎重考虑的问题,因为一旦确认接手AEO认证工作则有可能要面临大量的工作和跨部门协调的工作,这时你应该这么做才能有条不紊。

首先,根据海关通知确认下留给企业的准备时间,如果这个时间生产企业小于2个月,贸易公司和报关行小于1个月,大概率是无法通过认证了,要有足够的思想准备考虑下完不成AEO认证准备工作企业被降级的后果。

其次,对公司财务指标、组织架构、信用评分等项目进行客观评价,具体可以看果子之前发过的解读文章《申请海关AEO认证没门槛,但还有这五个隐藏关卡需要过……》。如果这些条件中有任意条件不符合要求,请务必及时与海关确认而不是盲目上马准备工作。根据海关的判断和建议,考虑是否要主动放弃认证工作并及时向公司领导汇报。

再次,对认证准备期间你的原有工作安排和工作量进行一个充分预估,因为准备海关AEO认证所需资料不仅要对海关AEO认证标准进行潜心钻研,大量的文字制度修改工作和记录弥补工作,还要协调各部门进行整改,工作事项非常多。据我所知,很多大型企业几千号员工但其中关务人员只有一两位。能否有确保认证一次性通过所需的时间和精力,这个才是必须的。

还有,AEO认证工作是否得到公司高层领导的重视,也是认证工作非常关键的一点。据果子看到的情况,有些公司领导虽然表面上支持,但实际碰到跨部门协调工作上又不会亲自出面,而且并未给予负责AEO认证的人足够的授权,最后导致各部门推进工作非常缓慢。尤其是在操作过程中,果子看到几乎每个部门都有各种各样的难处,都不想承担太多责任,这事仅凭一个部门的人员是否可以调动公司各部门的积极性,这点要有思想准备。

在完成上面各项工作之后,就要轮到准备认证资料了。那么海关AEO认证资料应当如何准备呢?果子就从以下几个方面来给大家梳理一下。

第一步,认真研读AEO认证标准

对于绝大多数关务同仁来说,海关AEO认证标准都是比较陌生的一个文件,这时应当抽出足够的时间对认证标准进行仔细研读。毕竟,任何政府部门发布的法律法规都是既有内涵、也有外延,绝非字面含义这么简单。

如果海关AEO认证组织工作是由非关务部门来主持,那就更麻烦了。因为认证标准中几乎每一项背后都有海关已发布的法律法规和部门规章的支撑,而绝大多数关务部门可能都没有涉及到的法律法规,让非关务部门去研读和收集……这个难度可想而知了。


在对AEO认证标准进行研读的同时,应当把相应的法律法规也列入工作计划内并且与AEO认证标准一一对应,其实对于绝大多数认证标准和法律法规之间的关系都是一对多的关系,这样才能确保执行标准时有据可依。

第二步,按AEO认证标准分解任务

要想通过AEO认证必须要求每项认证标准都满足海关要求,要是每项标准都充分整改必须由公司各部门通力合作才能完成,果子在另外一篇AEO认证解读文章中给大家展示了一个框架图,里面详细说明了每项标准都有哪些部门的参与,也就是说明确各部门都应当在AEO认证准备工作中承担的责任。

在具体执行层面上,除了把AEO认证标准分摊到各个部门,还要分解各部门具体要做的软件、硬件、制度、流程和职责分工的内容。尤其是涉及到某些事项各部门管理职责交叉、重叠、不明确等事项时还要协调确定各部门的工作职责变化项目。

当然,在这个过程中的难点就是各部门对AEO认证工作的不理解,尤其是需要补三年记录的情形,这时可能需要大量的人力资源支撑,如果想确保各部门配合度足够高的话,我们还需要能够有理有据的说服他们,这才就对主持者提出了更高的要求。

第三步,修改制度补齐记录

对于规范的企业来说会有一套相对较完善的管理体系,其中有些制度按海关认证标准进行简单修改即可使用,但是其他的制度不是要大幅修改,就是要新建制度流程。根据海关的要求,最佳方式是具有完整的作业指导书。

要做好制度的修改,必须要完整梳理企业涉及的进出口产品类型、监管方式等信息,然后再每项标准所涉及的海关法律法规来进行修改,这里尤其应当注意各项企业涉及监管方式的法规要求。在完成制度修改之后就需要继续梳理与每项制度相对应的记录表格,没有记录的需要设计新增表格,指定专人进行记录和保管,如果是重新认证的企业还需要补过去三年的各项记录表格。

第四步,软硬件整改

按照海关认证标准查看围墙、红外线报警器、视频监控、库房等项目,向各有关部门提出整改要求,由负责AEO认证主导的部门会同设备管理部门和供应商一起制定设计方案,采购和改造过程也要充分考虑进去。当然了,一旦有新增的设备,与之对应的管理制度和记录也应当随之完善。

对于软件的整改,则需要全面了解公司现有系统的功能,再用现有系统去对照海关AEO认证的标准,然后会同IT部门来决定是采用自行开发修改系统,还是外购关务系统,还是采用其他折衷方案。根据果子的经验,一个关务系统从开发到上线到修改到最终运行最少也需要3-6个月时间。对于另外一些连ERP系统都不具备的企业(真的不在少数)基本上12年内饰不可能完成AEO认证工作了。

通过以上的各项工作,在最后逐个部门的进行认证执行状况的核实工作,由负责主导的人员按海关要求进行模拟认证,在最后的环节中进行查遗补缺。

如不能保证一次性通过,可以由果子(微信:sunkai0107)的岸谷关务咨询AEO认证专家提供AEO认证可行性评估和全程辅导工作,这样可以在最短的时间内高效完成认证工作,顺利通过海关AEO认证。

申请海关AEO认证最难的就是不知道如何入手尤其是在海关通知进行海关AEO认证重新认证或者AEO认证复审的时候就会出现时间紧任务急的情况,如何可以快速通过海关AEO认证,就看这一篇。

北京岸谷关务助您顺利通过海关AEO认证

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