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写好一份海关的情况说明的八点重要提示

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发表于 2020-5-2 14:22:24 | 显示全部楼层 |阅读模式
写好一份海关的情况说明的八点重要提示

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因为工作原因,果子(微信:sunkai0107)经常接到企业被海关质疑商品归类或者其他通关问题的咨询,有的企业已经写好了情况说明递交到海关,但是另外一些企业碰到给海关的情况说明时就无从下手。当然了,如果给海关写的情况说明有效,也不用来找果子了对嘛。
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在以往的工作中也经常看到各类情况说明,这其中还是有一些情况说明写的非常棒,几乎可以直接解决通关问题,而很多情况说明可以用“惨不忍睹”四个字来形容,这样的情况说明我看着都头疼,更别说给海关去解释问题了。

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这时有人会说,写个情况说明能解决问题不就完了,哪儿还要那么多规矩,我还真不是这么认为的。就在上周就有位报关同仁说,就某个问题给海关前前后后写了好几份情况说明才解决问题……
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之前有个朋友因为货代分单错误原因导致报关单报错,去海关申请改单后一直得不到批准。联系我之后帮她改了一下(几乎重写)情况说明,第二天再去申请改单就非常顺利。还有一个朋友是因为归类的问题被海关质疑,过去解释始终得不到海关认同,后来了解到情况后也是我帮忙写了份情况说明,就顺利获准改单。

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所以,写好一份情况说明并非把问题罗列出来就行,抓不到重点还是解决不了问题的,但是一份好的情况说明可以让报关问题迎刃而解。
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下面,果子就简单介绍下海关情况说明的一些注意事项和要点,其中再重点讲下商品归类海关情况说明的问题。

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写情况说明的八个要点:

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要点一:文书字体工整

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又不是手写检查,谈何工整呢?果子经常给同事说这样一句话,就是永远要站在对方的角度去看问题,不能以自己方便为原则。在写情况说明的时候也是一样,果子见过一些外企的文件本来就是非常小号的字,最小有到五号字的时候,虽然word文档默认是五号字,这样也符合企业的内部管理要求,但是同样的字号用在给海关的情况说明上就比较郁闷了。因为五号字打印下来就变得很小,如果再碰到个上年纪的关员,可能都不会有耐心看下去。
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所谓站在对方角度看问题,果子建议各位要参照GB/T 9704的要求,讲标题使用二号字,正文使用三号字。这点不仅适用于海关,在给任何政府部门的文件中都可以参考,因为办事人员每天看的公文都是这样的字体字号,你的情况说明要符合他们的阅读习惯,自然会舒服很多。

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要点二:少讲废话
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给海关写情况说明都是用来解决问题的,不是来做企业展示和抱怨的,果子还就看到不少企业的情况说明中都有类似的“废话”,而且这样的情况说明多出自于企业关务之手。
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讲两个亲身经历吧。第一个是某公司在给海关解释商品归类时,开头就写“企业是来自亚洲四小龙之一……总部设在宝岛台湾……每年纳税多少……”,用了整整一页纸还没进入正题。另一个案例是某全球知名化妆品企业被海关查到有违规情形,海关要求将违规混放的产品分类清点,该企业关务情况说明一开头是这样的“公司动用了各部门XX名员工,连续加班XX天,已经尽了全部力量进行清点……”,说的好像那么委屈,有点意思么?

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因为情况说明要存档的,所以果子建议情况说明的第一段就直截了当说明企业的名称、海关编码,被质疑的报关单号、品名等基本信息,还有海关质疑什么问题就足够了。千万不要做企业介绍,海关真的没兴趣看。
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要点三:不要配图

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果子在给学生上归类课的时候经常会说,必须要有足够的表达能力,尤其是对于产品的描述能力。我见有不少企业用图形+文字的方式来写情况说明,我个人认为这种穿插的形式不符合公文(情况说明也算一种公文)的撰写基本要求,插图的数量和位置让整体内容不连贯。
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根据我的经验来看,绝大多数产品都可以通过文字来进行描述,果子见过一份对于手提包的文字描述,对于各部件的材料、形状、结合方式的描述相当精彩,让我一个没见过实物人都可以自动脑补出实物图来,这也是一种表达能力的体现。

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对于商品归类的情况说明,尤其是机电产品归类的解释,就需要根据机电产品的归类规则,如组合机器和功能机组,重点通过描述来阐述你的归类依据,而不是拿出一个图来让海关来判断你的组合方式。

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要点四:提出解决方案

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对于某些情况的处理,虽然海关没有明文规定但是在现有政策框架下是可以给予一定放宽的。如果是这类情况说明,作为关务人员要站在海关角度提出解决方案,而不是让海关替你想解决方案。这里果子要重点强调一下,你提出的解决方案必须要符合海关监管要求和在现有政策框架下,切勿不合实际。

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要点五:客观证据

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在解释海关对价格质疑的情况说明中,我们就不能主观说明价格的合理性,必须要通过财务成本的测算、国际行情的变化,影响价格的因素等多维度进行阐述。这又有点像归类总规则三(二)的判断,从N个维度的判断和仅从一个维度判断会更有说服力。

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要点六:引用依据

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在商品归类解释的情况说明中,有很多时候不存在对与错,只存在于站在不同角度考虑的方向不一样,所以导致判断有所差异。既然海关要求企业提供情况说明做出解释,至少说明海关尚未认定该行为的违规情况,还是有一定的解释余地的。
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在企业完成必要的解释后,果子建议要引用必要的归类决定、归类预裁定、国家标准、其他部门法律法规等等信息。记得有一次在进行解释时,实在无法找到任何有效证据时,我连院校专业教材和解剖学都引用上来了最后顺利通过。
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要点七:承认错误厘清责任

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我最见不得的就是有些企业虽然知道自己错了但还找出各种理由来说明情况,然而到最后还是理由苍白无力。既然如此不如彻底分析造成差错的原因,厘清各方责任。如在代理报关行为中就要合理运用《海关法》第十条关于“合理审查”的原则。

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比如在开头货代分单错误的那个案例中,我情况说明就是要讲清楚分单是货代公司操作的不是企业,货代公司应当不负责分单,或者分单后要经过企业的确认再行申报,所以主要责任在货代公司。而对于收发货人而言也是存在责任的,因为对此类产品申报要求不熟练,没能提供准确的申报单据,才会导致报关行代为分单,并且没能再次核实报关行分单后的信息,最终导致申报差错。

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这样做的目的是让海关认为企业有担当,又对情况做了周密分析,态度非常诚恳,也可能会因此减轻一定的处罚。
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要点八:整改措施
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如果真的厘清了责任,简单的说诸如内部加强培训、进行批评教育就显得过于敷衍了。正确的做法是应当参照海关AEO认证标准的“改进机制”要求进行整改。其中包括由负责关务的高级管理人员进行监督,针对相关责任人的认定和处理、有关业务的具体培训计划、与报关企业通过何种方式加强沟通、如何优化企业操作流程。
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通过整改措施的描述可以让海关感受到企业从管理机制的层面有杜绝同类差错的意愿,并且整改措施有助于该项工作的落实而非空喊口号。

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以上就是果子(微信:sunkai0107对企业写好海关情况说明的一些个人见解,给大家做一个参考,希望能有助于和海关进行书面沟通。至于情况说明的撰写差异,还要根据企业的具体实际情况来进行分析判断。大家如有这方面的疑问也可以与果子交流。

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本文经「原本」原创认证,作者果子,访问yuanben.io查询【RDBKTZNL】获取授权信息。

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