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一篇看懂AEO系列—2020年海关AEO认证企业之海关业务培训全解析(下)

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发表于 2020-3-14 16:18:38 | 显示全部楼层 |阅读模式
在《一篇看懂AEO系列—2020年海关AEO认证企业之海关业务培训全解析(上)》中,果子详细介绍了海关业务培训标准的设置意义及企业要培训的法律法规内容,相信大家已经明确了海关设置该条认证标准的含义。那么,在具体执行层面,我们还是要了解企业应当如何开展海关业务培训工作,同时海关是如何进行现场认证的。

—— 接上篇

  • 06 报关企业的客户培训

根据2019年最新版海关AEO认证标准的要求,对于报关企业而言,除了申请AEO认证的企业内部要开展海关法律法规培训以外,还要求给客户做培训。那么,这个培训的目的又是什么呢?

要想了解这个问题,还是可以从海关AEO认证标准中找到答案。在报关企业AEO认证标准的“单证控制”标准中,提到了两项“复核”工作——合理审查和复核纠错。其中复核纠错是对报关企业内部流程的一次纠正,而合理审查则是对外部流程的纠正,问题就在合理审查这个环节了。

合理审核的核心是报关企业要有专职人员对于委托人提供的报关单草单和申报单据进行真实性、有效性的检查,一旦出现单据中的差错(很常见)就要退回委托人处进行修改。如果在这个环节没有把好关,就有可能出现申报错误的情况,即便处罚不是由报关企业承担,也是需要配合委托人做很多善后工作的。

在这个基础上,海关认为如果委托人提供的清关资料经常出现被退回修改或者删改单和海关处罚的情形,报关企业为了“减轻自己的工作负担”所以要对委托人开展“与其业务相适应”的专业培训,以避免再次出现差错。

这个给客户的培训要求与企业自己的内部培训要求相似。但是应当单独设立一个给客户开展培训的工作指引和操作制度。

  • 07 海关业务培训准备内容

在充分了解认证标准的含义之后就要按标准来执行准备程序了,通常情况下要包含以下工作:

7.1确定职责分工。根据企业的组织架构来确定培训工作的职责分工,一般情况下都是由人力资源部或者行政部负责组织管理工作,由各相关职能部门负责具体实施。这些内容都必须体现在部门工作职责和岗位工作职责中。

7.2制度完善。按照《一篇看懂AEO系列—2020年海关AEO认证企业之海关业务培训全解析(上)》中果子的指引,企业应当制作一份完整覆盖培训流程并且具备可操作性的管理制度。这里提示下大家,制度的管理和后续工作流程以及记录都是相对应的,绝对不可以从网上下载模板去抄,这样是无法通过认证的。在制度中要明确培训的种类、内容、频次、执行方式和记录等等。

7.3培训计划。按照规范企业的操作程序,每年底之前都要做次年的年度培训计划,因为这里可能包含时间安排和预算安排。这时就要将固定培训列入整体培训计划,在上篇中我们提到的临时培训可不列入。注意,年度培训计划也要提交给海关哦。

7.4培训通知。无论是固定培训还是临时培训,开展正式培训之前都会有培训通知,包括培训日期、时间、地点、参会人员、主讲老师、讲授内容等等,这个也要保存好。

7.5培训签到。既然是签到表,就应当打印好的部门、人员姓名等信息后由参会人员手签确认的。这样做的目的就是为了向海关证明指定部门和人员是否都到场了。对于因故未到场的人员还要采取相应的弥补措施。

7.6培训过程和讲义。既然是培训,那要有课件和讲义,如有条件还要有视频或录音,为给那些因故未到场的人员补做培训之用,关键是要有照片证明你真的做了培训。

7.7效果评估。培训完毕后需要有对培训效果进行检验,常见的测试卷和授课效果评估两类,需要与参会人员签到相对应的份数。这个效果评估工作很重要,是海关现场认证必须提供的资料之一。

  • 08 哪些人需要参与培训

提到AEO认证标准的海关业务培训中,是有明文规定必须参与培训的岗位,包括“法定代表人(负责人)、负责关务的高级管理人员、关务负责人、负责贸易安全的高级管理人员”看上去容易,但其实这些岗位是要以人力资源部门的任命书和岗位工作职责为依据来确定的,就这个问题恐怕在很多公司内部还要进行讨论或者组织架构进行调整才可以。

这里要注意的是,如果法人代表不参与公司实际经营就可以不用参加培训了。

海关这个要求的目的就是让企业的高层领导重视关务工作,因为在实际工作中果子碰到太多类似情况了,就是在企业中高层领导只重视生产和销售而忽视进出口合规,最终导致流程设置不合理进而产生违规情况。就这个问题,其实站在关务人员的角度上是最能体会的,因为在很多工厂中关务人员就是这么不受重视,既然海关AEO认证提出了这些要求,就是一个非常好的契机,借助AEO认证来规范企业内部流程,提升关务地位。

让关务人员给领导们讲课,领导们还必须要到场参加,这是一个告知他们法律后果和海关要求的最佳机会。不是吗?
除此之外,要根据每次培训的具体内容来决定参与对象。比如培训涉及AEO财务标准的,就需要财务部门派员参加;如培训涉及减免税货物,就要财务部门、资财部门、生产部门和设备管理部门参加……所以,一定要充分考虑培训内容。

  • 09 新员工入职培训

新员工入职培训是几乎所有企业都会开展的培训项目,但大家是否考虑过这项培训工作与海关AEO认证中要求的培训之间关系呢?

果子的逻辑关系是这样的:假设某企业每年6月和12月开展海关法律法规培训,然后在当年8月份关务部招录了一名新同事,此时该人既没赶上6月份的培训也距离12月份的培训还很远,这个时候就缺乏其对海关法律法规的培训。这时怎么解决呢?

完美解决这个问题就要各部门和人力资源部密切协作,将新员工入职培训设定为“基础培训+专项培训”的模式。所谓基础培训就是企业文化、员工守则、危机管理、信息安全等内容;而专项培训则应根据其所在部门和岗位进行有针对性的培训。这时,就可以把6月份开展的法律法规培训纳入这名8月份入职新同事的新员工入职培训的专项培训中,通过采用视频、音频、课件等方式完成培训,同时做好考核工作。

  • 10 开展培训的形式

正如果子前面提到的,按海关AEO认证标准所示,如实做了培训工作就要有证明,比如照片、视频。那么不同情况下的培训形式又有什么特别要求呢?让果子详细讲解下:

10.1企业内部现场培训。此类培训要求必须有现场照片随附在培训记录上,拍照打印是很简单的事情,这应当不构成什么工作负担。

10.2报关企业给客户的培训。因为报关企业的客户可能并不完全在同一城市,所以在通常情况下可采用本地客户现场培训拍照,异地客户远程培训拍照录屏的方式。当然也可以在年度客户拜访过程中顺道把培训工作给做完,反正你要去拜访嘛。

10.3特殊情况。以此时此刻的疫情状况,海关都不希望你去现场办事,所以组织规模的培训风险就更大了,再加上很多企业都居家办公。我认为这种情况下完全可以考虑用软件开展线上培训,然后用全程录屏、录音的方式进行记录。

10.4智能培训。在海关内部和一些网络公司中都采取了在线培训的方式,就是制定培训计划后推送培训要求,相关人员在指定时间内在线上收看视频、课件达规定的时间后在线答题。这样的智能化系统在后台都会有比较完善的数据记录和日志,所以就可以不用单据开展培训现场记录了,打印相应记录即可。
  • 11 海关是如何检查标准的

根据果子参加过几十场AEO现场认证的经验来看,一如其在认证标准中的地位,对于培训工作也是海关最先想了解的。通常还关会先询问负责培训组织的部门,然后查看培训记录和参会人员名单。然后询问负责关务的副总经理,参加培训的次数、时间和内容。如果要是与课件上记载的内容不一样,或者所答非所问就很麻烦了。

果子也曾经碰到过非常认真的企业管理者,厦门的一家工厂厂长就是关务人员出身,一步一步做到厂长位置,所以对海关的法律法规一向重视,在回答海关问题是驾轻就熟。反过来,有些企业的管理者就真的回答不上来问题,因为记录都是造假的呀。

为了解决培训记录造假的问题,黄埔海关明确要根据企业培训的具体内容给企业出口试和笔试的问题进行作答。是不是真正懂关务的AEO辅导公司来协助的,是不是真的培训到位了,此时全部可以检验出来。

回到海关法律法规培训本身,培训课件如果只是照抄条文原话,不合格!培训内容与本企业的业务不相适应,不合格!当然了,要想做到法律法规培训,其主讲人对法律法规的理解程度很重要,选对人,才是关键。

关于海关AEO认证工作,果子还有很多想法,以后我们会在“一篇看懂AEO系列”中慢慢谈。也欢迎广大AEO认证企业与我交流,我将可以尽我所能为大家解答有关AEO认证、疑难商品归类、加工贸易、减免税等关务问题。


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