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海关AEO认证标准中关于审计的操作技巧(上)

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发表于 2019-11-16 13:31:01 | 显示全部楼层 |阅读模式
海关AEO认证标准中关于审计的操作技巧(上)


关于2019年海关AEO认证标准的解读,果子前面详细介绍了单证控制、单证保管和信息系统几项标准,相信看过的小伙伴们都有很大收获。通过这些认证标准的解读,大家应该深刻理解一个问题,就是海关对认证标准的实施与企业自行对标准的理解还是存在较大区别的,如果只看认证标准的字面意思来进行准备,恐怕通过认证还有很长的路要走,想必这也就是为什么海关AEO认证通过率只有10%的重要原因之一吧。


最近,果子梳理了一下咨询AEO认证企业的问题,发现被问到最多的问题就是所有企业都要面临的一项重要认证标准——内审制度。有的朋友可能会把内审制度叫做“进出口业务审计”,那就大错特错了。那正确的做法应该是怎样呢?就让果子给大家详细讲解一下吧。


01 认证标准


我们在学习AEO认证标准中内审制度时,务必要注意两点:
第一,必须把旧标准对照着看才能看懂
第二,注意看收发货人和报关企业、高级认证和一般认证要求都是相同的

11.jpg
02 审计的类型


如果说海关AEO认证标准就是要求做一个进出口业务审计那就大错特错了。其实整个认证标准中要求企业做的审计工作一共有三个:财务审计、进出口业务审计、符合性审计。


这里尤其请所有一般认证企业注意的是,三个审计中的财务审计和符合性审计是2019年起要求一般认证企业来做的,在此之前并没有要求。这就意味着今年开始每年都要做这三个审计才能满足海关的要求。同时,对于平移过渡的一般认证企业,还需要自成为认证企业之日起每年做一次进出口业务审计。


哪些企业属于平移过渡的企业呢?就是指之前的海关A类企业,自2014121日起自动获得海关AEO一般认证资质的企业。这些企业要求从2015年至2019年每年都要做进出口业务审计。是的,这是旧标准的要求!


也许有朋友又要说了,是怎么判断出来有三个审计的呢?这不难理解,在认证标准中分为(1)和(2)两个自然段:
1)对于已经是高级认证企业的,应当每年对持续符合海关高级认证企业标准实施内部审计。
2)每年实施1次以上的内部审计并建立书面或者电子资料的档案。


其中(1)当中明确了是AEO认证标准的符合性审计,而(2)当中再次提高了审计,然而并没有说清楚是什么审计,果子分析应当是表述不够清晰导致的。但是,我们返过头来看旧标准的描述就一目了然了,在旧标准中明确是“独立对进出口业务等实施内部审计”,这样就明确是是叫做进出口业务审计。


这么看,就是三个不同的审计了,不知道您理解没有。


03 各项审计的意义


其实很多企业不知道审计怎么做,核心问题就是不知道这三个审计的真实意义何在,如果了解了设置审计这个标准的真实意图,自然就明白该做些什么了。下面,果子来给大家分别介绍一下。


1)财务审计


财务审计可不是在认证标准中的“审计制度”项目里面的要求,而是在“会计信息”标准中的要求。这个是根据《审计法》的要求,要有审计资质的会计师事务所对企业出具上一年度财务审计报告。而审计报告的审计结论和数值则是为了判断认证标准“综合财务状况”项目是否达标用的。换言之,没审计报告就不要想申请AEO认证啦,这是认证的必须资料之一。


2)进出口业务审计


进出口业务审计可以说对申请海关AEO认证起着至关重要的作用。因为进出口业务审计的要求是企业要组织专人为本企业已经发生的进出口事项的合法性进行内部审计,一旦发现之前有违法违规的情况应当采取相应措施处理,包括依据《海关稽查条例实施办法》向海关申请主动披露,接受海关处理。审计本身对于果子来说不难,难就难在企业里面谁有资格做审计,以及这个人是否具有足够海关法律法规的知识。


3)符合性审计


2019AEO认证标准中增加符合性审计要果子看来也是海关无奈的做法。为什么这么说呢?就是因为AEO认证企业进行重新认证的时候通过率太低了!而通过率低的原因就是上一次通过认证之后就原来怎么样现在就继续怎么样,完全没拿遵守海关认证标准当回事儿,说到底还是领导不重视。海关重新认证的时候企业又四处求情,哭天抢地,甚至还说海关增加企业负担云云。现在好了,你不是不重视么?我就强制要求你每年都要对是否符合海关认证标准做一次审计,还要求负责关务的副总经理签署意见。你自己审计都符合标准了,再通不过海关认证,不是审计欺上瞒下,就是审计水平太低,通不过认证这个锅就不要甩给别人了,要让副总来背了。副总们听到这里瑟瑟发抖了吧?


04 审计的组织和部门设置


在旧版认证标准中明确了要有“专门的”机构或岗位负责审计工作的组织实施。这里实际上强调了五个问题:


专职性。


就是说为了保证审计部门的独立和公正,必须得是专职审计人员来负责这项工作。一旦做不到这点,比如某企业关务部隶属于财务部,那么让财务部审计关务部,不就是自己审自己了么?谈何公正性。海关认证的时候就会专门提问到审计工作是不是专职的。


部门设置


根据北京岸谷关务高级AEO认证分析师果子的经验,在部门设置和职责分工上做的最好的就是国企和外资企业,涉及审计工作的部门有审计部、合规部、关务合规部、内审法务部等等,从部门名称中就可以体现出专职性来。


组织架构


有专门的部门负责审计了,就需要把其放入组织架构中。因为在一般企业,审计工作都要向最高层领导直接汇报,尤其是海关认证标准中也明确了要求负责关务的高级管理人员直接负责审计,所以组织架构的安排则至关重要。通常是要放在独立于一级部门以外的位置,最不济也得是一级部门,绝对不可以是二级部门或三级部门。


部门职责


有了审计部门,总不能只有一个人吧。首先要从人力资源部门的角度来来新增或完善部门的组织工作职责,然后再完善部门的组织架构,最后再完成部门内人员职责分工后,再进行岗位职责的设定。是的,必须这么做,而且海关一定要问诸如“你们三个是如何分工的”这类的问题。


专门的岗位


大家注意到了,认证标准中除了专门的部门以外,还有一个专门的岗位。是的,看上去合理,但是你这个岗位放在哪个部门项下呢?貌似为了审计的独立性要避嫌,放在哪个部门都不太合适。所以,这条路子果子就不建议大家走了。


05 人员能力困惑


果子走访了很多大型央企和外资企业,通常情况下都设有专门负责内部审计的部门,每年都会有内部审计工作的安排,但通常这些审计都是针对企业内部规章制度的执行性审计和反腐审计,其审计依据都是公司内部现有的规章制度,这些制度多没有历经按海关AEO认证的标准进行整改。


另外一些企业在申请海关AEO认证之前都有通过ISO认证、美国反恐认证及一些供应商认证,而这些认证中往往也都要求企业有类似的年度审计。可问题在于,这些认证的标准和依据都不是任何政府部门颁布的法律法规,所以没有强制性,就导致在执行层面流于形式。到底这些认证有没有好好做过什么审计,客观情况大家心里都挺清楚的,这层窗户纸就不要捅破了好吧。


介绍前面两种情况,无外乎就是要回到进出口业务审计的项目中来。我们强调过了,进出口业务审计是根据海关已颁布现行有效的法律法规对已经发生的进出口行为的合法性进行重新审查。那么,参与过企业内部审计或者ISO认证审计的同志们,是否有专业能力可以开展海关要求的进出口业务审计呢?或者说是否对海关发布的各项法律法规有足够的认识呢?这个问题值得每个企业思考。毕竟,在海关开展AEO现场认证时,审计部门和人员是重点询问的部门之一。


我们可以设想一个场景:某公司由质量管理部一直负责ISO认证工作和审计,当海关问到“你的工作职责是什么?”的时候,肯定回答的项目和进出口业务无关,进而海关就会说“你既没有进出口的专业背景,也不从事进出口工作,这进出口业务审计是怎么开展的?”。大家想清楚这个问题如何回答就可以了。如果想办法应付海关,还是有一定几率通过认证的,但是真应付过认证,还有更大的麻烦等着你,我们下集再谈这个问题。


还是那句话,对于审计工作,只有理解了它的真实意义才可以真正做到关务风险控制。对于每家企业的特殊情况,在公司法务部、合规部或最高领导重视关务风险的前提下,可以邀请北京岸谷关务高级AEO认证分析师果子及其团队给予更有针对性的解决方案和培训。比如,某家企业就是因为受到海关行政处罚,差点被海关降级后,才真正意识到关务风险和合规问题。正因为岸谷关务的专业性够强,才委托果子开展AEO认证辅导和预订了后续的报关单培训和商品归类培训,加强业务水平。


我们感谢对果子业务能力认可的企业,诚恳地邀请我根据海关要求去调整和优化公司内部管理、组织架构。信任我们的专业,这才最大的支持。


在审计操作技巧的下篇中,我们将详细介绍企业审计工作流于形式的严重后果和AEO认证审计工作的具体操作实施,包括每一类企业每年审计多少次,以及审计重点是什么,敬请期待。


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