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从申请海关AEO认证到通过需要多长时间?你一定没想到

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发表于 2019-11-4 21:07:26 | 显示全部楼层 |阅读模式
随着海关AEO认证政策的大力宣传和各项便利措施的落地,越来越多的企业主在做申请海关AEO认证的准备。同时,各地海关对AEO认证企业重新任何或复核的通知,突然接到BOSS指令,负责公司的AEO认证协调工作,是种怎样的体验?这里作为临危受命的你,无外乎来自于关务部、质量控制部、合规部或体系部门。但是,无论你来自于哪个部门,相信在很短的准备时间后,BOSS都会问你一个相同的问题——通过AEO认证需要多少时间和多少钱?

至于软硬件的改造投入成本核算,北京岸谷关务咨询高级AEO认证分析师果子在《准备海关AEO认证居然没有算这一项开支,你要凉凉》中做了详细描述,在此不做赘述。今天我们就帮大家回答这里的另外一半问题,申请海关AEO认证需要多长时间?


01 准备AEO认证所需时间和影响因素


正如果子向企业重复过无数次的回答一样——每个企业没有完全一样的情况,所以不可能存在统一标准。但是,根据果子给近百家进出口企业开展AEO认证辅导工作的经验来看,准备时间少则一个月,多则要两年的时间。


这时可能有些朋友会有疑问,申请海关AEO认证不就是准备一下资料,提交了海关就审批。真的需要这么长的时间么?让果子根据经验给大家梳理一下AEO认证时间的影响因素,它们包括:企业类型、规范程度、重新认证、信用评分、硬件整改、软件整改、海关因素等几个维度。


说在前面,如果贵公司现在就是海关高级认证或一般认证企业,被海关通知马上进行重新认证工作,这时能否在海关指定的时间范围内完成上述维度的整改,大家自己掂量吧。


02 企业类型


不同类型的企业,整改强度是不一样的。我们就分别来谈一下不同企业类型的整改难度。


1)对于贸易公司和报关行


这类企业果子最常见的问题就是注册地址和经营地址不一致,当然这里面主观原因和客观原因很多。有的时候是因为注册在某个税收洼地可以降低经营成本,还有的是应地方政府要求落户在某地区,更有甚者就是干脆没有做海关注册变更。


除了第三种情况马上可以去海关做注册变更,同时要被认证关员扣一分,还可能要接受1000元的罚款以外。剩下两种情况要改变似乎都不简单。

根据海关总署令第237号的要求“经过实地查看,在海关登记的住所或者经营场所无法查找,并且无法通过在海关登记的联系方式与企业取得联系的。”将被列入经营异常企业名录。设想一下,都被列入经营异常了,如果在90日内无法进行整改并移除经营异常名录将会被直接降为失信企业。即便是没有降为失信企业,在海关认证中也要被扣1分。大家别忘了,满分100分,95分才算及格呀。


这里如果是为了降低税收而经营地址与注册地址不一致,一旦变更注册地址可能会影响到整个公司的经营、利润等内容,这就需要公司最高决策层进行衡量了,不是你我可以决定的了。如果是政府要求将注册地址设置在异地的情形,这就牵扯到地方政府的协调工作了,如果地方政府不肯出面与海关协调,或者海关不接受的话,通过认证就更加困难了。


要想改变这一切,都需要时间!需要多少时间呢,果子就回答不了你了。


2)生产企业


大多数情况下,生产企业很少会出现经营地址和注册地址不一致的情况(但是果子曾经辅导的某上市公司真的不一致,这是特例)。而生产企业需要耗费的时间主要就在硬件整改和内部协调上。


至于硬件整改,果子在近百家的AEO认证辅导经验中只碰到两家生产企业直接达标,其他企业或多或少都要面临着整改工作,这都需要时间呀。当然,这个问题我们后面详细来说,此处先探探内部协调问题。


根据经验,公司规模越大协调工作就越难开展,尤其海关AEO认证本就是一个跨部门的综合性工程。有人也许会说“只要领导拍板一切都好办”这样的鬼话,他的前提是公司BOSS有没有精力会为认证工作亲自协调,同时他也要均衡各部门的利益。也正是因为这点,所以才会让内部协调工作拖累整个进度。


我就说一件事,某家拟上市公司的认证工作,我们提出了很多中肯的整改建议,就为了落实这些建议让各部门就优化工作流程达成一致,结果就是每个部门都不肯让步,生生拖了一个半月的时间才开始进行整改。

换做你,这样的协调工作要用多久?你有把握吗?


03 规范程度


果子有个工作习惯,就是无论什么类型的企业,只要想委托我来辅导开展AEO认证工作,我必须要到现场去实地考察,同时与公司的管理层进行深入沟通。不经过这个程序,我肯定不会接受其委托的。


为什么这么做呢,就是要看一家企业的规范程度。规范的企业,都会有企业文化和价值观的认同。不要小看这个问题,其认同度对于AEO认证工作起着非常重要的作用。在这里,我就说一个果子亲身经历的情况。


在东南地区某家民营的家具生产企业,有近500名员工。当时企业负责人致电给我,表达了对申请AEO认证的决心和信心。其实,对于同等规模的民营企业,尤其是粗放型的生产企业,果子是没有太多兴趣的,但是恰好有企业邻近城市出差的计划,就顺路去了一趟。


在询问企业基本情况后才了解,因为是民营的家族企业,所以很多关键岗位都是老板的亲戚和朋友。员工整体素质不高,大学文化的员工不足总数的3%。这时我就已经有一丝担心了。在随后的实地查看后发现,企业虽然四处都有通过反恐认证的痕迹,但是基本没有再做执行了。尤其是进入车间后看到,不少男性员工光着膀子在生产线上干活,既没有劳动保护措施也没有身份标识。在与车间和仓库管理人员沟通后发现,企业居然曾经投入了百万元使用了ERP系统,但因为一线管理者文化水平原因导致一直没能顺利启用。还有,企业老板曾先后找了三家辅导机构进行公司5S的辅导,到最后都因为员工不配合而不了了之。


通过这个案例,我们可以发现无法通过认证的实质性问题不是员工管理不规范,而是企业管理者的思想观念问题。也许你可以说,佩戴工牌、穿上工作服只是老板一句话的事儿。但是人家经营十几年的工厂都没提过这个要求(或者是提货压根没人执行),你这时因为申请AEO认证就能执行到位吗?痴人说梦!


当然,我举这个例子并不具有代表性,但是要告诉大家,改变一个制度文件,可能只需要几个小时的时间,但是改变整个企业的管理理念,恐怕几个月都不够。更重要的是,如果不能改变管理理念,你的制度就无法顺利执行下去,而海关则是通过各种手段来验证企业的执行效果的,绝不是做做表面功夫可以解决的了问题。


04 重新认证


在之前的文章中我们反复强调这一点,要申请AEO认证必须知道企业是以什么样的身份来做申请。但实际情况是,很多负责AEO认证的同志压根不知道自己企业现在的信用等级是什么。在这样的基础上他能够了解面临的工作难度,更是不可能的。


对于一般信用企业而言,因起属于“新申请海关AEO认证”,所以各项管理制度对应的记录,只需要确保201911日至申请之日是完整、规范的即可。


但是对于一般认证和高级认证企业而言,其属于“重新认证”。海关对于重新认证企业的要求是“检查自成为认证企业或最近一次认证之日起每一年”,因为大部分一般认证企业都是由原海关A类企业在2014121日平移过渡过来的,这意味着他们的记录都必须保持自201511日至今保持完整。而这些记录不仅是进出口部门的记录,还涉及公司的各个部门。


听起来记录完整很简单,不就是补记录么,但是你要先搞清楚几个问题:
1)企业现有记录虽然满足企业的运行需求,但是是否符合海关AEO认证标准?
2)要在多少个部门配合的前提下才能确保记录完整?
3)现有记录是否可以做到五年内都记录完整?
4)缺少的记录谁来设计,如何执行?
5)对于缺少的记录需要投入多少人力和时间来完成?


看看上面的五个问题,哪一项不需要时间来完成?!一旦是重新认证,就请您记住,一定要确保所有涉及AEO认证标准的部门相应记录都要在五年内保持完整。


05 信用评分


果子曾一直告诫申请海关AEO认证的企业要确认自己的信用评分(信用评分的达标标准果子在之前都谈到了),如果企业信用评分不达标,那么你准备再多也没意义。有些企业就是,盲目准备了一年多的时间,结果因为信用分不达标被一票否决,之前的工作就都白费了。


就是知道信用评分不达标,也要知道具体失分的原因,有些原因我们是解决不了的,即便是可以解决可能也面临很多困难,而解决任何问题都需要时间。比如:因为企业经营场所性质分数过低,只有通过从租赁改为购买的方式改变经营场所并提高分数。再比如:员工数分数过低,只有通过招募新员工的方式来进行弥补。就这两项,你们谁有自信很快解决?


好了,即便是所有低分数项目都可以解决,海关提升企业信用评分也是有固定阀值,不是这个月努把子力气可以一下提升10分。根据果子经验,每家企业每月提升分数的上限是3分,这也就意味着很多企业需要3-6个月的时间才能将分数提升到合格分数线。在这个过程中还要确保没有新的失分,好好想想吧。


06 硬件整改


不要把改造硬件工作想的太简单,尤其是负责AEO认证的部门。为什么果子这么说,就是因为负责AEO认证的部门往往工作中与负责视频监控的部门没有交集,在此之前并不会了解视频监控的运行状态。比如,你能完整回答出来公司视频监控系统的建设标准、监控数量和储存时间吗?


对于视频监控系统的改造,既要排查现有设备的运行状况,又要考虑系统的可兼容性,在根据海关AEO认证要求进行排查和确认新增视频监控数量的情况下,考虑原有系统的视频监控存储时间能否达到90天。


在全面了解了以上问题后,还要考虑安装位置和安装条件。我们以新增围墙方向的视频监控为例,海关标准是每50米安装一个固定位置的视频监控装置,如果你每100米安装一个球机可能会被海关认为起不到监控效果。在做规划时,还要考虑围墙方向有无电力线缆,如果没有的话需要铺设线缆,是明铺还是暗埋,是否需要破路施工,电力是集中供电还是分布式供电。在设计时,必须要考虑安装位置,如果没有合适的安装位置还要沿围墙立杆。


这个流程下来就需要负责视频监控的IT部和采购部一起来筛选供应商、实地考察、确定方案、招投标、组织施工、工程验收。这么说吧,光施工一项,可能就需要20-60天的时间。这还要考虑财务的预算是否足够。假设季度预算已经用完,那么改造项目就要到下一个季度去,你的AEO认证是不是也要受到影响呢?


07 软件整改


软件改造和硬件整改一样,是个大问题。我们都知道关务系统在绝大多数公司中是不满足海关AEO认证要求的,甚至没有关务系统,那么就需要首先了解什么样的关务系统才能满足海关要求。这一点,果子在《海关AEO认证标准中的信息系统要求(上、下)》中做了详尽描述了。


这时对于某些具有软件开发能力的企业来说就要做内部评估,看IT人员的软件项目排程。软件开发也是与硬件改造类似,先要做好需求和方案,然后设计架构,组织测试后上线试运行,进行修改调整后才能正式运行。然而,请大家不要忘记,你系统中还要有一年的关务数据呢,这也需要人工进行操作录入,这个流程需要多少时间呢?


而对于另外一些连ERP系统都没有的企业,则面临更大的困难。因为上一套ERP系统或者只上一个关务系统都需要供应商报价和招投标程序。尤其是一些看上去非常规范的大型企业,连ERP系统都不具备。这时上ERP和关务系统可能面临着工作流程的调整和人力资源成本的增加,财务方面则可能面临着上百万的采购压力。


这些因素都会影响着项目运行时间。另外,请不要有疑虑,绝大多数公司都没有关务系统,这些步骤都要走的。


08 海关因素


当你做好万全准备之后,很可能还面临着海关不受理认证申请的尴尬局面。


尤其是曾经因为各种原因从认证企业降为一般信用企业的情况,理论上降级一年之后就可以重新提交认证申请,但事实上海关重新认证工作还面临很大压力,这些降级再升级的申请往往会排在后面。果子辅导的某家几千人规模的大型生产企业,老板还是人大代表,结果海关也等了22个月之后才受理其申请。


如果把认证工作结束的计划定在了12月至次年3月间,很不幸,这段时间是海关一年中最忙的阶段,不受理你的申请也是意料之内的。更何况在关检合并后有不少机构调整,海关企管部门的工作压力也可能导致长时间不受理申请。我就知道某地隶属海关在整个2019年已经过去的时间里,一家企业的AEO认证申请都没受理。


海关受理了你的申请,也是自正式受理之日起三个月内做出结论,所以你向公司领导作出的汇报还要再加三个月的时间(发证时间还可能延长),别忘了,海关自2019年起不会给予整改期,你只有一次机会。


有的同学会说了,这些工作只需要合理安排后同步进行,这样根本不需要多少时间。但是请不要忘记,这么做的前提是所有涉及到的部门都会在现有工作的基础上完美配合你的工作,即便配合也需要你逐一去进行指导和政策解读,不讲清楚讲明白海关的要求,我相信协调工作很难做的。更何况,你我都没有三头六臂,没可能同时解决这么多问题。


所以,果子碰到很多企业,在开展AEO认证工作的基础上邀请果子参与到整个AEO认证项目推进中,这样可以借助我们的专业知识水平来提高工作效率,加快申请时间。


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