海关AEO认证标准中对于信息系统的建设要求（下）【岸谷关务】

果子

海关信息系统的要求（下）

海关AEO认证标准中的信息系统可以说是整个认证标准中最不明确的部分，每个关区和每个认证关员都可能存在不同的理解，北京岸谷关务AEO高级分析师果子（微信：sunkai0107）就在给企业开展AEO认证辅导的过程中碰到过几次这种情况。当时某生产企业采用了一套关务系统，为了稳妥起见先请隶属海关企管科进行把关没有问题，然后请总关稽查处的科员来把关也没有问题，最后总关稽查处的科长来看说不符合海关要求……所以，请大家不要轻信某个系统一定满足海关要求，没这种可能！

在《海关信息系统的要求（上）》中，我们介绍了ERP系统对海关信息系统的重要性，以及海关信息系统的含义。下面，就让我们继续来介绍海关AEO认证标准中信息系统标准的深层次操作内容。

01 关务系统的具体模块和功能

在上集中，我们介绍了企业ERP系统的主要功能，根据经验，无论是多大规模的企业，诸如财务管理、生产管理和仓库管理这样的基本功能都会开启，我们也不必赘述。这里我们主要讲一些企业未并入ERP系统或者准备开发的功能模块。

（1）合同管理

合同管理就是指企业的采购部或业务部在对涉及进出口货物的合同中必须要有审批流，所谓审批流即完善的合同管理及审批程序。理论上，业务员在签署完毕合同后，需要按照公司的管理要求进行分级审批，而这个合同的录入和审批过程必须在关务系统中完成。同时，业务员不可能签署完合同就结束工作了，可能会根据需要随时调取合同的执行进度，以便与客户进行沟通。

（2）财务管理

很多企业都会说自己企业采用的是金蝶或用友的系统，但是果子（微信：sunkai0107）碰到的绝大多数情况，中小企业的财务管理只要不是在ERP系统中的话就注定无法与合同执行进行自动衔接，而所使用的这些系统往往只是单独的记账软件而已，在记账软件中无法做到以财务数据对整个流程的追溯和管理。

（3）客户管理

这项工作直接对接海关AEO认证标准中的“商业伙伴安全”。换言之，应当采用信息系统的方式完成对商业伙伴的准入、资质认定、定期审核、分级管理等功能。尤其是应对经营不同类型货物的商业伙伴给予与之相对应的资质审核程序。果子就曾发现某家经营医疗器械的进出口企业没有对其国内客户进行医疗器械使用的资质审核，造成了风险。一旦发生这种情况，即便海关AEO认证没有判定出来，也会被国家食药监总局检查出来，就会造成很大的麻烦。

（4）关务管理

这里果子认为重点就是对进出口报关单证的缮制和保管。理论上，无论是进口还是出口都会签署进出口贸易合同，这些经由合同审批并生效的合同信息都会成为我们进出口货物的基础数据，我们往往可以做简单修改或者根本无需修改就可以生成装箱单、形式合同、商业发票等单据，在关务系统中按海关AEO认证标准的“单证控制”标准完成线上复核工作后即可生成最终报关用的单证。我们仅需打印下来并盖章扫描便可开始报关操作了。在完成报关流程后，还需将已放行报关单的电子档上传到系统并录入报关单号，这样才算完成了关务操作。

（5）物流管理

所谓物流管理果子认为分两部分。

第一部分为仓库管理，要求企业入仓、出仓和退仓都需要由相应的记录和流程，尤其是对于加工贸易企业需要专门设立保税货物标记，对于海关监管货物需要进行单独标记和统计，对于调离未施检的货物需要设立单独的库位并且不能算正式入库等要求。

第二部分则是对进出口货物的追踪管理，无论是进口还是出口，也无论是境内段还是境外段，理论上我们都应当箱收双十一快件一样随时关注其所在位置，并且对可能发生的延误做出及时的反应。这里最佳状态是企业可以通过GPS随时掌握货物所处位置，如果条件实在不允许则应对境内段至少每6小时记录一次货物所处位置。在此基础上，还应有：
a.装卸货的日期、司机姓名、车牌号、集装箱号、铅封号等信息并有效执行查验过程，请参见海关现在的查验流程；
b.妥善记录企业装卸货作业的作业完毕时间、进出厂区时间和进出监管区时间；
c.如有可能，可通过数据采集的方式接入车辆的GPS装置或要求物流企业具备GPS及其数据保存的条件；
d.果子辅导的一家企业，已经为每个出口集装箱单独配备GPS装置了。

（6）单证管理

根据海关AEO认证标准中“单证保管”标准的要求，企业需要定期整理和装订进出口业务单据，妥善保管并且制作索引。那么这个索引可以采用电子表格的方式记录，或者干脆在关务系统中制作一个单证保管模块，通过一个报关单号的调阅，就可以马上得出其单证保管索引，快速查找出相应的单据。

02  多系统并行的问题

在一些阶段化实施系统信息化的企业中，往往存在着多套管理系统并行的情况。造成这种情况的原因，多是企业在建设初期为了初始生产而上了一套系统，随着业务的发展又分别为销售和库房上了系统，而多系统就意味着多供应商，这样就导致了系统之间不兼容的情形。

为了将这些并不能互通的系统“连接”起来，企业多采用了统一检索标识的方式进行“软连接”。在操作中，可能先从业务系统中查找一个标识序列号，然后再用这个序列号去物流系统中去查找库存和通关状态的情形。

看上去不影响企业的实际运行，只是稍微麻烦了一点，但是应为系统之间不贯通，就会导致一个业务订单需要在2至3个甚至更多的系统中人工录入这样就造成了更大的差错风险，尤其是在海关进行穿行测试时无法完成自动穿行的操作。

当然，要想做到降低关务风险只能下决心启用功能强大的ERP系统。可是上ERP系统谈何容易，抛开几十万到上百万的成本不考虑，系统从开发到投产还需要少说8-12个月，但如果时间来不及改造，其实解决这个问题并不难，只需要根据不同系统中数据的关联性集合起来，做一个独立于各系统的信息交换和只读平台，能够展现出这些数据即可。

03 单一窗口和金关二期符合海关AEO认证标准？

也许有些企业的关务负责人对认证标准的含义不够清晰，亦或者有些企业不是由关务人员主动海关AEO认证，这时他们会认为海关单一窗口和金关二期系统可以满足海关AEO认证标准中信息系统标准的要求。

当然，这个想法是错误的。

从海关认证标准中对信息系统的要求来看，这是属于海关的申报管理系统，也就是属于一个企业向海关申报的工具而已，其不能替代企业的内部管理系统。其再强大也满足不了前面提到的这些管理功能。

这时，可能有些朋友会说，海关单一窗口还有单证保管的功能呢，我们需要的时候随时可以从里面下载，我们就没有必要上单证保管的功能了。这就大错特错了，如果我说单一窗口下载既往进出口业务单证是有时间限制的，并且海关要求保管的是“原始单证”，你还会这么想吗？

之前果子的一个客户，就碰到了类似的麻烦。这个客户是个保税仓库经营人，因为其一直使用QP系统进行报关操作，所以报关单据在上传完毕后就全部销毁了。谁曾想QP系统切换成了单一窗口，企业也没有意识到单证保管的问题，直到一次海关稽查，发现企业压根没有任何进出口单证的保管，当企业尝试下载电子单证的时候又发现单一窗口下载不到QP系统中存储的单据，结果该企业被罚了数万元，然后又用了几个月的时间耗费了大量的人力物力才把单据补齐。

你还敢用单一窗口代替单证保管的功能吗？？

04 报关企业的管理系统

在海关注册的报关企业中，还存在两种情况，即：货代公司和报关行，这在原海关管理中称之为“代理报关企业”和“专业报关企业”，直到后面才合并为“报关企业”的。

对于报关企业的关务系统，需要满足以下要求：

（1）关联企业的全部有关业务

这里所称的全部有关业务就是如果企业有货代业务则需要关务系统连接货代系统；如果还有仓库并且与进出口货物有关，还应连接仓储管理系统；如果还有受客户的委托办理收货和送货业务的，也应包含进去。

北京岸谷关务AEO高级分析师果子标示，最常见的是同一家企业，在货代业务为主的情况下，既有报关业务、又有给客户配套的仓储业务，有的还有自己的车队。好歹同样规模的特大型货代企业果子已经辅导了4、5家，具有相当的丰富经验。有些甚至成为了关区的AEO认证标杆。

（2）体现合理审查和复核纠错

至于“合理审核”和“复核纠错”，果子在《海关AEO认证标准中的单证控制标准全解析（上、下）》做了详细讲解，在此不多说了。而该项工作除了采用传统的纸质复核形式之外，还应在关务系统中得到体现。具体来说，应当体现出“合理审核”和“复核纠错”两个环节的具体权限管理，并且能够在系统中设置初审、复审岗位，并且有审批流生成，可记录到审批日期、时间、人员和驳回理由等内容。

（3）体现物流管理

以空运进口货物为例，一般货物抵达监管仓并得到海关放行通知后即可提货。这时报关企业往往根据客户需要看是客户自提货还是代理提货。如果是代理提货的情况下，报关企业会使用自有车队或者联系第三方物流公司办理运输，这时就需要对派送计划、车牌号等信息进行记录并生成派车计划单。

（4）体现仓储管理

部分货代公司为了给位于中西部地区的进出口企业提供便利，降低集装箱调柜成本，都会采用货物口岸中转的方式来进行发货。这时客户需先将货物运输到货代公司位于口岸的指定库房，然后再安排集装箱来口岸库房装柜。这时，如库房为货代公司名下所有，则需体现出库房管理的有关信息。

05  可分析可预警

在2019年起执行的新版AEO认证标准中，对高级认证企业出现可分析、可预警的功能描述。至于这项功能，更是没有且压根不需要一个固定标准。正确的做法是，企业根据对既往进出口业务的差错进行风险分析，圈定容易出现风险的环节和项目，然后以风控参数设定的方式进行系统自动研判或者人工确认干预环节，这样就不会出现金额多打4个零，或者是美元录成人民币的情况了。

至于可分析功能，实际上就是一个报表功能，几乎所有系统都自带这个功能，只是需要简单调整展示效果即可。比如，可按年、月、贸易方式、流向和客户进行业务票数、金额统计和展示，这个太简单了。

06  海关认证方式

无论你的系统多么先进，如果没有完整的系统使用说明书就得不到海关认可。一方面，你需要通过纸质的方式向海关展示各模块的功能和关联性。另一方面，企业来的新员工却没有系统的培训说明，也是不行的。

回过头来，再说海关对信息系统的认证方式：
（1）提供纸质系统使用说明（操作说明）
（2）查看信息系统的管理制度
（3）现场演示信息系统的使用操作过程
（5）随机询问使用信息系统的部门人员
（6）现场进行信息系统的穿行测试

同时，北京岸谷关务高级AEO分析师果子（微信：sunkai0107）提醒各位，就穿行测试这项工作而言，不仅要面对海关现场认证，还必须要在进出口业务审计和符合性审计工作中得到体现。

对于信息系统的上线和运行，果子认为并不是海关AEO认证的需要，而是应将其上升到企业信息化系统升级的工作需要中来，这点问题如果大家有任何问题，欢迎与北京岸谷关务咨询的高级AEO认证分析师果子（微信：sunkai0107）交流，果子会帮助企业提高关务管理的信息化重视程度，用信息系统来降低关务风险。只有做到了风险意识的提高，才会对这项工作的重要性有足够认识。

我想不仅是信息系统，整个AEO认证项目都应具有同样的思想认识高度，才能真正解决企业关务风险问题。

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