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海关AEO认证标准中的单证控制标准全解析(上)岸谷关务

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发表于 2019-10-19 14:35:37 | 显示全部楼层 |阅读模式
海关AEO认证标准中的单证控制标准全解析(上)

随着海关AEO认证的政策被越来越多的进出口企业和报关企业重视,大家纷纷准备申请海关AEO认证。在这个认证准备过程中,虽然有海关总署2018年177号公告发布的企业认证标准,但并不是每个企业的AEO认证负责人都有足够的时间和能力对认证标准做出系统的解读,正因为如此,海关AEO认证的全国平均通过率一直没超过30%就不足为奇了。

在海关AEO认证标准的要求中,果子(微信:sunkai0107)认为主要分为实体整改和程序整改两类。实体整改是需要企业投入一定资金进行硬件改造,当然也是必不可少的;而程序整改则是对企业的制度、流程和记录进行整改。(这里果子多废话一句,不少企业认为只需要做程序整改而不用做实体整改,这是大错特错的!)而在程序整改中,我个人认为99%进出口企业和报关企业都会弄错的就是AEO认证标准中第3项单证控制标准。

要想把单证控制标准搞清楚,就必要按进出口货物收发货人和报关企业两方面来,所以果子(微信:sunkai0107)会开上下两篇才能写完,请大家有点耐心。

众所周知,海关AEO认证标准分为通用标准和专项标准,而在进出口货物收发货人和报关企业各自的标准中,单证控制项目都是在高级认证标准和一般认证标准中同样执行的。所以:

1、在单证控制项目中,请不要认为一般认证标准要求就会低于高级认证标准;
2、无论是进出口货物收发货人还是报关企业,都必须严格执行该项标准并留有记录。

01 基本要求

我们看到单证控制认证标准中第一句话就是“建立进出口单证复核或者纠错制度并有效落实”,这句话果子(微信:sunkai0107)认为“复核”和“纠错”中间的“或者”应当理解为“和”的意思。为什么这么讲呢?因为单证都需要复核才知道正确与否,如果通过复核程序发现单证中有错误,这种情况下必然启动纠错程序。反过来,如果只有纠错程序,那么也是经由复核过程查出错误才带来的纠错。这样才符合逻辑关系。

既然如此,我们不妨在单证复核制度中加入纠错的程序和条款,这样就没必要分别设置两个不同的管理制度了。

果子(微信:sunkai0107)在很早之前就提醒过诸位,但凡认证标准中提到“有效落实”四个字的情形,意味着必须有相应的记录予以佐证。至于缮制什么样的复核记录才算合格,这点进出口货物收发货人和报关企业是完全不同的,我们回头分别来说。但是,对于复核记录的审查,海关是有两个明确要求的,分别是:

1、检查自成为认证企业之日起每一年的记录。这意味着所有重新认证的企业都必须确保自2014年12月1日至今的每一份进出口报关单都随附单证复核记录。
2、每种贸易方式各抽10份检查单证复核记录。这要求企业以贸易方式作为划分,都要完整做好单证复核记录工作,海关对于贸易方式是没有侧重点的。

02 职责分工

(1)如何做职责分工

在有单证复核管理制度的基础上一定要确认职责分工,这个分工工作,对于不同类型的企业还是有所区分的,让果子根据我的AEO认证辅导经验分别来介绍下。

传统制造企业

该类企业的关务部门普遍人数不多,除了富士康、格力这样的大企业以外,大部分中小企业的关务部门可能只有2、3个人,更有甚者只有1个人负责关务。对于只有1个人的关务部门,显然不符合认证标准的要求,至少应当将关务部门扩容至2人的规模,尤其是“海关法律法规培训”标准中还有“关务负责人”的要求。最低要求就是关务部人员制单,关务经理复核。

贸易公司

贸易公司最大的特点就是业务部门为导向,多设置若干业务部独立核算的形势开展工作。果子的认证辅导经验来看,即便是大型国有贸易公司也多由每个业务部门各自来负责商品归类和随附单据的缮制。而且,正因为这种相对独立的操作模式,导致各业务部门关务水平和操作细节都不同,开展单证复核工作就很难协调。果子就碰到过十几个业务部门中每个部门的单证要求和管控要求都不同。这时,最好单独成立关务部门,各业务部门将单据流转给关务部门来进行复核操作。当然,因为业务部门普遍都自己联系自己的货代报关行,所以最后还是流转回业务部门再移交货代报关行的情况最多。

货代公司(报关行)

通常复核工作落实比较到位的是报关企业,通常报关企业中都设置有客服岗位和操作岗位,将接单-录入-复核的各环节明确分工。这里有的企业采用报关小组的方式运作,由小组组长复核;还有一些是由保管主管复核。关键是,要明确由客服部门在接单环节开展合理审查,并且由报关部门的制定人员负责复核纠错。

(2)体现职责分工

上述三种情况可能覆盖了绝大部分的企业的情况,无论采用专门的岗位还是专门的部门来承担负责工作,都必须要通知人力资源部门,在部门工作职责和岗位工作职责中明确开展单证复核工作的内容。同时,最好在相对应的企业组织架构或部门组织架构中予以明确。

为什么要这么做呢?因为海关要对负责单证复核的人员进行询问,所以要通过组织架构和工作职责的形式向海关确认具体询问对象,以免临时找人顶替回答不上来的尴尬情况。

03 复核工作的流程

通常情况下,一票进出口货物的操作流程如下:

第一步,企业关务缮制装箱单、合同、发票等单据(进口则直接提供);
第二步,根据随附单据缮制报关单草单,也有叫做预录入单的,并完成单证复核;
第三步,报关行接单后开展合理审查;
第四步,录入单一窗口,打印复核单开展单证复核;
第五步,正式发送到海关。

在这个流程中,果子(微信:sunkai0107)最常见的就是两个问题,一是企业没有做报关单草单,二是报关行合理审查没有记录。前面讲过了,合理审查下一篇再谈,我们主要就谈报关单草单的问题。

我们退回到没有单一窗口的时代,那个时候每个关区开放QP端口都是有限的,报关行通常都会要求企业填写报关单草单,然后拿着报关单草单去海关大厅的录入窗口录入,录入完成后窗口打印复合单,复核签字后正式向海关发送。

而现在进出口企业普遍有一种错误认识,也是果子听到最多的情况:“我公司所有业务都委托报关行报关,复核都是报关行的事儿。”那么,我们就来分析下认证标准。

首先,在收发货人的认证标准中明确规定要做“内部复核”,而对报关企业则是“合理审查”和“复核纠错”。既然“内部复核”放在了收发货人认证标准中,就意味着必须要做,没的商量。

其次,在《海关法》第十条明确规定,委托报关的情形下代理人仅对清关单据的真实性尽“合理审查”的义务。就是说报关企业没有对单据准确性的审查义务,那么我们常说的单单相符、单证相符、单货相符只可能是由收发货人来保障而非报关企业。很多企业都忽视了这个法律风险。

所以,无论从认证标准还是从关务风险的角度,都要求我们做好单证复核工作并缮制报关单草单。当然,还有个别企业坚持不做草单,其实是因为业务水平的问题。

04 谁来做复核合适

无论从海关总署的角度还是果子的认知,都对单证复核标准有相同的理解。但是在实际AEO认证辅导工作中,果子问到企业如何开展复核,基本上都会回答:“用报关单据的基础数据与订单的原始数据进行比对,保持一致。”其实这并不是该标准的本意。

果子(微信:sunkai0107)认为,海关AEO认证标准中的单证控制标准对于复核工作的实际意义存在于两方面:

一方面,是企业需求。企业确保清关单据和报关单草单与原始订单、ERP和实际货物保持一致,这是站在企业角度看到的需求。另一方面,是合规需求。海关更需要企业申报的信息在符合真实性的基础上还要符合海关法律法规的规定。

我们来举个例子:

如进口货物的申报价格开展复核工作。既要确认产品的交易流程合法性、确认与订单的相符性,其还要符合海关《审价办法》的有关规定。否则就可能导致价格符合交易条件但是不符合法规规定,造成海关予以补证税款和行政处罚。

再来举个例子:

如进出口商品编码开展符合工作。企业往往认为符合税则和实际货物的要求就可以了,但是忽略了《海关商品归类管理办法》的有关规定,其应符合《中华人民共和国进出口税则》、《中华人民共和国进出口税则品目注释》、《中华人民共和国进出口税则本国子目注释》和海关总署发布的归类裁定和归类决定的要求。

既然如此,报关单中的所有项目,都有其设置依据和来源,身为在企业中从事单证复核的人员,必须对这些法律法规烂熟于心并且了解本公司申报信息与其的密切关系。换言之,负责单证复核的人员不是普通员工可以胜任的。

05 复核工作的基本要求

果子认为,进出口货物收发货人应当对四大类的内容开展复核工作,并且采用与之对应的记录方法。

第一种,以最新版的进出口货物报关单作为范本缮制报关单草单,在报关单草单上加上制单员和复核员的签名位置,对于每一票申报信息都开展复核动作,用笔在每一项上打勾确认,否则你无法向海关证明你对该项目进行了复核工作。复核完毕后,再打一份正确的草单和清关单据移交给报关企业,有复核记录的草单与原始单证装订在一起留存。

第二种,通过单一窗口向海关申请的有关手续,如出入境检疫审批、减免税货物审批、原产地证明等程序。这些项目也应视为“向海关申请”程序的一种,所以在最终申报之前,一定要打印一份申请表或将申报页面截图打印,在该文件上进行复核并签署名字,确认无误后提交。

第三种,通过网络向其他政府部门申请的许可证件。虽然这些项目并不是海关强制要求的,但是我认为确有必要,因为果子就见过许可证上规格型号录错被海关退单的情况。具体操作方法同上,也是将填好的申请页面截图进行复核留存。

第四种,对于加工贸易货物,在通过金关二期办理各项备案手续的时候均应截图开展复核后再正式发送,比如申报核注清单的时候,万一你打错项号看你怎么收场。

06 复核工作的特殊要求

在2019年实施的新版认证标准中,海关AEO认证的单证控制除了要求做报关单草单以外,还是有特殊要求的,比如认证标准中明确需要对境外收发货人、包装种类、货物存放地点、原产地证书等项目开展真实性的复核。所谓真实性,就是要有能力判断该证件(信息)的真伪,之前有过假许可证和假通关单满天飞的阶段,海关设置对真实性进行复核就是为了杜绝这点。具体每个项目如何复核呢,这就要逐一来解释了,我们举几个例子。

如:包装种类的复核。对于出口包装种类,相对比较简单,法检货物有包装性能检验结果单就可以了,但是难点在于进口包装。实际工作中,最常见的进口包装错误在于实际是木包装但是信息却给的非木,或者实际上未做IPPC但信息却给的已做IPPC。甚至还有IPPC造假的情况。要想解决这个问题,就需要外方在装柜之前对运输包装拍照,尤其是要能够体现包装种类、唛头和IPPC标识,以供我们在进口申报前确认申报信息。

如:原产地证书。境外原产地证书目前分为联网核查和非联网核查两类,其中对于联网核查的原产地证书没有造假的意义和主观动能,所以基本上不用判断真假。但是对于非联网核查的产地证书,就必须要小心了,果子就见过一些假产地证。要想向海关证明复核了其真实性,就必须在制度中明确复核途径和方法。

07 单证复核的倾向性

理论上,单证复核对于具体项目的严格执行成都应当保持一致,但又有侧重点。你必须理解报关单各项内容与不同类型、不同贸易方式的关系。比如,涉及日用品和服装审核重点就应当是是品牌、知识产权;再比如,涉及三方贸易的情况下,审核重点就应当是特殊关系、申报价格的合法性;再再比如,涉及进口塑料原料,审核重点就应当是产品价格和状态判断是否有固体废物的嫌疑。

这个无法尽述,仅是根据果子的关务工作经验的一点提醒而已。如果连这些都不知道的话,海关一问就露馅咯。

当然,谈起单证复核,每个企业都有自己的特点,在制度中应以不同形式进行明确,这个问题就要根据企业的具体情况具体分析了。正因为每个企业的实际情况都不一样,企业通过AEO认证的具体整改意见和制度设计还要邀请岸谷关务果子(微信:sunkai0107)这样的专业人员提供建议。所以制度设计也绝不会完全一样,网上找制度模板套用到自己公司走认证的,都没通过。

好了,给大家留点更精彩的内容在下篇中再分享。

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