2019海关AEO认证标准之单证保管标准解读（上）

果子

随着海关AEO认证政策的大力推广，通过海关AEO认证将可以享受降低海关查验率、提高出口退税率、免交保证金等多重便利措施，越来越多的企业准备向海关申请AEO认证。在准备认证的过程中企业碰到最大的障碍就是认证标准，虽然海关总署2018年177号公告发布了新版认证标准，但是任何法律法规都是既有内涵也有外延的，海关认证标准作为部门规章也不例外。

果子就说一句话——认证标准摆在这里，中国字大家都认得，通过率还那么低怪谁。

言归正传，真正通过海关AEO认证，还要对认证标准加以深入理解才能将认证工作落实到位。今天，我们就重点讲一下海关AEO认证标准中的 “单证保管” 。那么，单证保管标准我们将分为上下两集来介绍。上集将主要介绍单证保管的内容要求，而下集将主要介绍单证保管的措施要求。

01  单证保管存什么

在海关AEO认证标准中提到单证保管，当然是指进出口单证。但是，海关规范中的进出口单证具体是指哪些单证呢？我们可以从海关现有规定中找出答案。（具体出处果子就不提了）

对于收发货人而言，保存单证范围应包括进出口业务所涉及的合同、往来函电、许可证、批件、信用证资料、运输单据、保险单据、发票、装箱单、入库单、出库单、报关委托书（电子委托需提供与报关行的代理协议）、进出口报关单和其它文件材料。针对海关AEO认证标准中的单证控制还应有内部复核记录单。

对报关企业而言，保存单证范围应包括所有由客户转交到报关企业的所有电子单据（或纸质单据副本）。针对海关AEO认证标准中的单证控制还应有合理审查记录单和复核纠错记录单。

根据果子辅导多家企业的经验，在存储内容中有三个通病：

第一，如对相关报关单有海关行政处罚事项发生，其中还应包括海关行政处罚决定书的原件及复印件。通常情况下，原件可能会由公司法务部门留存，那么请将原件复印两份。其中一份随附责任追究记录和改正机制记录（经负责关务的高级管理人员签批的整改报告）留存，另一份则应与报关单据一起留存。果子不会告诉大家即便有些央企，连海关行政处罚决定书在哪儿，以及处罚内容是什么都没人知道……

第二，对于部分地区还未启用电子委托的情形下，请不要忘记纸质委托书是一式三联，其中第二联是企业留存联，第三联是报关行留存联，所以该谁留存的不要忘记放进去。对于另外一些地区，报关委托书是用A4纸打印的，这时候就打印出两份，企业和报关行各留一份。
第三，对于单证保管到底是电子版还是纸质版，以及保存多久、如何保存等问题不符合海关要求。

02  单证保管的形式

果子在去很多企业开展认证工作的时候经常碰到企业问我的一个相同问题：“我的单证都是电子存档的，是否满足海关的要求？” 其实，就这个问题很多辅导机构自己都回答不上来，但其实海关早已有明确规定。在《中华人民共和国海关稽查条例》实施办法中明确规定：

第五条 进出口企业、单位应当依据《中华人民共和国会计法》以及其他有关法律、行政法规的规定设置、编制和保管会计账簿、会计凭证、会计报表和其他会计资料，建立内部管理制度，真实、准确、完整地记录和反映进出口活动。
进出口企业、单位应当编制和保管能够反映真实进出口活动的原始单证和记录等资料。

由此可见，海关以行政法规的形式要求进出口货物收发货人和报关企业应当保存具有法律效力的原始进出口单证。那么，问题就来了，什么样的单据才能称之为原始单证呢？

03  原始单证

要想理解什么是原始单证，就要回到尚未实施通关无纸化的时候。在当时仍需以纸质单据向现场海关提交资料的时候，无论是合同还是发票，即便是形式发票企业也会盖章后再予递交，否则的话一定被海关退单。那么现在全国通关无纸化了，只需要上传随附单据就可以完成申报工作，然而什么样的随附单据才符合海关要求呢？

根据果子辅导AEO认证企业的经验来看，企业通常都会有两种随附单据的方式。一种是用Excel或Word制作随附单证的电子档，然后直接生成PDF格式进行上传；另一种是用纸质随附单证盖章后扫描上传。除此之外还有一种另类做法，就是在Excel或Word上加上一个扫描的红色印章然后再转成PDF。你用的是哪一种呢？

这样也就形成 了“通过电子文件转换方式形成文件” 及 “通过扫描方式形成文件”，该描述的依据是海关总署2019年第66号公告。

（1）扫描方式

果子告诉大家，正确的上传单据方式应当是企业将合同、发票、装箱单等单据打印出来，盖上中英文章后进行扫描，扫描为PDF后再进行上传。同时，盖章的原件应当进行留存。

这并不是没有依据的，在目前依旧有效的海关总署2012年第14号公告（关于在上海海关开展存量报关单证档案电子化改革试点）中有以下明确描述：

     为推进通关作业无纸化改革，海关总署决定在上海海关开展存量报关单证档案电子化改革试点，现将有关事项公告如下：
　　一、上海海关现存的纸质报关单及随附单证将按照规定程序和方式通过扫描方式实现电子化，并建立报关单及随附单证电子档案库。

在这个公告中明确规定是通过扫描方式实现电子化，而不是通过文件转换方式（虽然文件转换方式也被承认，但是有附加条件的，稍后再说），换言之纸质文件还是要保存的。同时，海关总署在2014年起开始接受企业有条件的采用完全电子化的单证而非纸质单证保存。

（2）电子文件转换方式

电子文件有两种情况。进口：我们收到外方法过来的文件很可能就是PDF格式的，以往报关时我们会打印后盖上中英文章上传，现在大多是直接上传的。出口：原始合同多在业务部门保管，关务部门做形式合同、发票和装箱单可能就是用Word或Excel直接转为PDF格式。

这时，用来转换为PDF的Word或Excel并不能够视为原始单证，因为其作为电子文档具有更更改性，无法被海关用于稽查的依据。甚至，连PDF文件也是可以直接修改的，所以也不是原始单证。那么，PDF就不可以作为单证保存，难道只能留存纸质单证了么？非也！！

04  电子单证的保存要求

当一份PDF假设可以作为单证进行保存，那么首先要使其具有不可修改的原始单证特征，这时就要满足海关总署2019年66号公告的电子签名的要求：

电子文件应有数字签名，内嵌符合adobe公司发布的PDF标准的签名数据和签名认证证书。数字签名使用的证书须由海关认可的CA（证书签发机构）颁发，其密码算法和操作过程应符合国家密码主管部门的要求。
电子文件应包含与签名数据相关联的可供用户视觉识别的标示图层（视觉图层），即电子文件签名图章，以表明签名数据的存在和电子文件的类别。

也就是说，当一个可修改的PDF文档加入了电子签名之后就会具有唯一性，修改后电子签名就作废了，也就使其不具备原始单证的特征了，又不符合稽查条例的规定了。
即便你给PDF加上了电子签名，当要满足电子单证的海关保管要求时，必须要符合海关总署2014年第92号公告的要求。在该公告中，包括四种方式，分别是：顺势留存、电子档案保存、纸质档案保存和电子档案托管。其中电子档案保存的要求是：

1．具备符合海关电子报关单证档案管理规定的“企业电子报关单证档案管理系统”；
2．可以纸质单证样式展示、打印、导出报关单证或按照《通关作业无纸化报关单证电子扫描或转换文件格式标准》要求输出报关单证电子数据文件；
3．向海关开放系统端口，海关可以远程调阅报关单证档案电子数据。

单这个档案管理系统和开放端口恐怕很多企业都没能做到吧。

05  梳理一下

1、向海关报关的上传单证可以是文件扫描也可以是文本转换；
2、文件扫描必须要盖章后扫描，原件进行存档报关；
3、文本转换则需电子签名，但是不能作为规范存档；
4、除非企业满足2014年92号公告的要求，然而这不大可能；
5、所以，还是老老实实打印单证盖章后扫描吧。

06  错误的情形

1、电子文件上加上红色扫描印章后彩色打印。该印章为扫描后通过PS修改而成，并不符合海关总署2019年66号公告中关于电子签名的要求。

2、用Word或Excel制作成电子文档后转换为PDF文件。如PDF文件未经电子签名则不符合海关要求。

3、打印出随附单证未盖章直接扫描。因无法确认是原件，所以不符合要求。

4、以上三种情形既不符合无纸化通关的电子单证要求，也不符合海关AEO认证的单证保管要求


更多关于海关AEO认证标准中关于单证保管的要求，详见2019海关AEO认证标准之单证保管标准解读（下）

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