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AEO新标准!海关AEO认证必备条件之四——软硬件整改费用不是个小数目

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发表于 2019-2-20 23:56:39 | 显示全部楼层 |阅读模式
前言
果子在前面分别谈到了申请海关AEO认证的三个重要先决条件,分别是员工人数、财务指标和信用评分。当一家企业同时满足了这三个条件后,可能就要向公司领导进行项目预算的汇报了。你想过没有,申请海关AEO认证的费用预算应该包括哪些项目吗?!反过来考虑这个问题,如果你的预算不合理,导致认证项目预算不断增加或者根本无法完成,看你怎么收场!是的,这里必须要了解软件和硬件的预算情况,更深层次的问题并不是完成预算,而是企业的管理者是否真的可以接受这个费用。
# 01
做好AEO认证的“成本”知多少
虽然很多人都拿来当笑话听,但的确时至今日还有个别企业认为申请AEO认证就是交两张表格的事儿。实际上大部分企业已经逐渐意识到需要按认证标准建立完整的制度体系和记录。然而,这样就可以满足海关要求了么?当然不是了!
仔细阅读海关认证标准后就可以看到,海关其实对于软件和硬件要求都有着相当明确的规定。根据企业的不同类型和实际条件,有的企业仅硬件改造一项可能就要额外投入几十万到数百万不等的费用。对于预算并不宽裕的企业来讲,仅软硬件的改造费用就成为了通过认证的一道门槛。
# 02
如何对待软硬件改造成本
面对软硬件改造的成本,站在不同的高度看到的意义完全不同。
如果是具体经办人员。即便是部门经理级别,最大可能也就是关务部门或者质量部门负责AEO认证组织工作。但是限于职责分工,应该对于公司的软件和硬件布局、可用状况、技术要求没有进行详细的了解,如果再对海关相关认证标准没有足够理解的情况下,面对可能支出的改造费用肯定认为无法接受,或者是在自己所处的职位上没有能力去说服领导或得到其他部门的认可进行这些投入。
如果是企业管理人员,面对软硬件改造费用,果子碰到大多的情况就是希望在最低成本的条件下通过认证。在经济环境不景气的情况下多花一分钱都很难,更不要说大额投入了。
换做果子,更希望企业从以下几个角度来去考虑:
第一,软硬件的投入本质并不是为了应付海关AEO认证,或者认为是增加企业负担,而是应当从全面提升管理水平的角度来去考虑。有一个很浅显的道理,如果本身管理水平不高的企业申请AEO认证的意义何在呢?反过来,如果要申请或维持AEO认证资格,那么认证标准就是最低要求,海关又没强制企业申请或维持AEO认证资格。当一个企业通过申请AEO认证的过程而重新理顺了各部门分工、完善了管理制度、提高了运营水平、确保了贸易安全,实质上就是一个远超过软硬件投入的收获。
第二,软硬件的投入也不是一次性投入,关务系统的上线存在开发费用和维护费用,硬件作为固定资产也有折旧和为维护而增加的人力和资金成本。众所周知,海关在认证标准中也要考虑企业的财务指标,如果企业并不具备长期持续性投入的能力,可能财务指标是先不达标的,这样在没有持续软硬件投入和维护能力的前提下,也没有申请AEO认证的必要。
# 03
软件投入
根据不同类型的企业,海关对软件的要求也并不相同。但是,这并不意味着只要企业有软件在运行就满足认证标准。海关在AEO认证标准中对软件的核心要求用五个字概括就是“全流程管理”,这意味着既要覆盖企业从销售订单、采购、生产、库存、财务,直至物流、清关的进出口业务全流程,又要对这个流程进行管控。
以生产型企业为例,如果本身没有ERPSAP系统,那么只能说明企业的管理水平并没有达到AEO认证的基本要求,尤其是2019年起对申请AEO一般认证也对信息系统提出了要求和条件。即便是企业具有了ERPSAP系统,也充其量是覆盖了生产管理,并不能对整个进出口流程进行管控。
后面我们还会单独把信息系统的要求抽出来详细讲解,但就信息系统的完善本身就意味着不小的投入,同时系统上线后还会增加原有岗位的工作量,对于某些企业来说还要新增人手。
# 04
硬件投入
海关在认证标准中涉及硬件改造的主要是围墙的高度、视频监控的位置、照明的条件、库房是否满足监管要求等等项目。在果子的认证辅导过程中,经常碰到企业的认证经办人员总以数量来作为达标的判断依据。其实,这大错特错了。
对于硬件改造,海关认证标准中并没有任何关于数量的描述,而是应当根据企业生产场所的实际情况做出判断,以满足贸易安全的要求。然而实际情况是,没有任何两家企业的情况是完全一样的,在无法以一刀切的形式判断改造费用的情况下,根据果子的辅导经验,只能是在充分沟通之后亲自上门对企业的软硬件条件进行实地考察,给出初步的框架性改造建议,以便企业各部门进行成本核算,进一步可能会有硬件改造的招投标程序、施工、运行等工作,还会影响到AEO认证项目的执行时间和申请时机。
由此可见,申请海关AEO认证想要一次成功,不紧要考虑制度和记录的完善,更要充分考虑软硬件改造带来的成本和时间的影响。从最初的项目汇报开始,就要有充分的预估才能达到最佳效果。
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