助理报关师教材电子版——报关单证存档管理概述

果子

一、报关单证存档管理的特点、作用

1.报关单证存档管理的特点

报关单证作为进出口货物的报关文件，是纸面文件申报环节中的重要内容，而且许多单证具有唯一性和循环使用的特点。因此，报关单证的存档管理必须保证报关单证原件的分类清楚、文件的流转有序可差。

报关单证的存档管理的主要特点为：报关单证必须经过公司外部的流转，即报关单证在向海关申报时的流转；报关单证中的各种许可证件、报关单证明联等单证的最终流向是递交到各个相关部门核销处理；配合海关的文档管理期限和查询特点对结关的报关单证存档管理。

2.报关单证存档管理的作用

作为向海关申报的重要单证，报关单证是进出口货物办理通关手续的必要文件，报关单证的遗失、损坏直接影响进出口货物的通关和后期的核销手续。

报关单证的存档管理，作为公司日常重要文件的管理平台，是公司管理的重要环节。对已结关进出口货物报关单证的存档管理，可以成为重要的工作经验总结，作为日后类似案例的处理的依据。

配合海关对报关单证的管理，能够协助海关对进出口货物报关单证的查询。

二、报关单证存档管理的基本原则

1.建立完整的报关单证存档管理制度

单证存档管理是否有序、完好、完整都是报关单证存档管理制度的体现，因此建立完整的报关单证存档管理制度是报关单证存档管理的第一步。

2.设有保管报关单证的场所，实行专人管理

根据报关单证的用途，保管于不同的场所。对于要用于现场申报的报关单证，实行现场报关人员现场管理；对于用于日后核销的报关单证实行专人在公司重要文件留存场所统一管理。

3.对报关单证存档实行分类管理，并建立简单有效的搜索系统

按照报关单证在不同时间的不同用途，实行分类管理。建立有效的搜索系统，以便合理利用存档的单证和数据。

3.控制报关单证的流转程序，并实行签收管理

按照报关单证的流转特点，设置其流转程序中的控制点，并由控制点按照单证的流转程序，于下一个控制点实行签收管理，以做到对报关单证的追踪与控制。

三、拟存报关单证的分类

1.按照报关时间分类

将未向海关申报的进出口货物的报关单证与海关已放行的进出口货物报关单证分类管理。对于未向海关申报的进出口货物的报关单证实行报关员在单证准备期间与申报期间对单证专门管理；对于海关已放行的进出口货物报关单证，由报关员将报关单证按照签收制度交给公司专人妥善管理。

2.按照客户、业务种类分类

将需要退回给客户作为核销或继续使用的报关单证，按照客户分别管理，以便准确、快速的将报关单证退回客户。对于报关代理公司留存管理的报关单证，同样按照客户分类管理，以便实现快速查询。

将同一客户的报关单证，按照业务种类分类管理。例如：同一客户拥有海运、空运或陆运报关业务或进口、出口报关业务。按照业务种类分类管理，有利于客户对报关单证查询。

3.按照报关单证种类分类管理

若某一客户的进出口单证数量较大，可以按照报关单证的种类实行分类管理。例如：报关单证明联、核销单、加工贸易手册、许可证件都可以按照其种类分类管理。