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一、拟存报关单证的交接登记 报关单证的交接登记在日后追踪、查询报关单证流向中，起重要的作用。由于交接登记为最原始的当事人签收记录，因此对于无论是否拥有先进管理软件的公司，交接登记同样重要。报关单证流转中的交接登记示例（见表4-1，4-2） 进口报关单证交接单（表4-1） 出口报关单证交接单（表4-2） 二、拟存报关单证整理、统计 报关单证的整理、统计主要分为三个环节： 1.报关单证准备。在此环节中，报关代理公司受到客户的委托代理报关进出口业务，接收进出口货物报关所需的报关单证。报关代理公司按照客户委托的业务建立档案并按照本公司的管理模式编号，再将报关单证扫描或复印留档。 2.现场报关作业。在此环节中，报关员根据报关数量，统计每日报关单量，并详细记录进出口货物的报关状态，及相关问题。报关现场作业统计表示例（见表4-3） 报关现场作业统计表（表4-3） 3.客户对报关单证的签收。进出口货物放行后，报关代理公司与客户交接报关单证，将已放行的报关单证明联扫描或复印作为公司留档。客户报关单证签收表示例（见表4-4） 客户XXX报关单证交接表 X年X月X日（表4-4） 三、存档报关单证的保管、检索 在报关单证准备环节中，按照客户名称、业务种类或公司编号等分类方式，将报关单证留档并按日期顺序排列整理。无论使用管理软件，或其他台帐式的管理，此票进出口货物在建立存档后，通关中各个环节的操作日期，通关中所发生的问题，最后退还客户的各种单证做出详细的记录。例如： “A公司委托报关行代理一票进口货物的报关，在向海关申报后，被海关定为查验，查验时发现某项商品原产地申报错误。” 报关行在接到此票报关单证后，建立存档编号A-1，在此编号下记录此票进口货物的详细信息，并将相关报关单证扫描或复印留档；在台帐中记录该票进口货物在通关中每个环节的日期和时间，并记录其在海关查验中发现原产地申报错误，由此产生报关单修改而造成的放行时间延误。海关放行后，报关行将相关报关单证的原件退回客户，并做签收留存。 整套报关单证存档管理系统建立后，可以按照日期、客户名称、报关单号、提运单号等信息在台帐中完成检索，检索到台帐信息后，可以按照公司编号再查询到存档的报关单证。 四、存档报关单证的利用建立报关单证存档管理，其目的之一就是可以利用完整的记录信息为日后的报关工作提供参考的数据。例如：类似商品的归类，各种监管方式所需的报关单证、各种报关许可证件的样式、通关中类似问题的解决方式等。 因此，完整的报关单证存档管理，不仅是公司日常文件的记录，更是公司工作经验的总结，是培训公司员工的教材。 | 
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