这些海关单据没留存，企业都要跟着倒霉……

果子

在我们日常报关工作（包括加工贸易管理）中，除了报关单、箱单、合同、发票、许可证、产地证这些常见单据以外，还可能会出现一些由海关签发、与报关相关、企业又觉得可有可无的单据。其实它们的作用非常重要，一旦没有妥善保存则有可能让企业面临风险！

为了收集此类报关单据，我们在0号预归类中心QQ群（群号：216586778）做了个小调查，看看各地的报关高手们都有哪些发现：

@纠结控 通关单、免表、自动进口许可证……不过现在通关单和免表都已经无纸化了，以前是要的。

@萌ちゃん 海关开的加工贸易的解除监管证明也算啊，以前核销了都不去取的，反正没啥用，还有补税告知书。

@野草 有些地方的手册报关单还要海关盖章，而另外一些地方都不用。

@萌ちゃん 还有解除监管证明书，除了自动解除监管的以外，还是要主动申请出证的，但是出了貌似也没啥用。

@透过绿叶看阳光 还有海关出的各种通知书，很多种啦，客户都不要，只看个扫描件就行了，不过我替客户存档呢。比如：保金保函催核通知书、退税通知书、价格质疑通知书、价格磋商通知书；加工贸易有 ：退还加工贸易货物手册风险类保证金通知书等等。

@风铃 还有很多海关开具的行政许可受理通知书。

@果子 海关的行政处罚通知书，罚就罚了，没留着

根据大家提供的线索，我们将这些单据整理为三类：

第一类：由海关签发的各类证明、文件。如：征免税证明、查验通知书、核销结案通知书等。

第二类：由其他部门签发的证单。如：自动进口许可证、通关单等；

第三类：由企业签署的单据。如：存仓委托书、报检委托书等。

当然，以上的各类单据，这里仅指其中的“企业留存联”，个别单据包括正本。

为什么这些单据企业很少留存呢？其实这不难理解，我们举两个例子：

以查验通知书为例。假设一家北京的企业委托天津的报关行办理报关手续，被海关要求布控查验（或者自己报关但是在口岸被要求查货），这时就会产生查验代理费，为了确保海关的确有查验需求而非报关行乱收费，这时企业往往会要求报关行提供查验通知书的扫描件以示证明，但是查验通知书又不是收费单据，所以企业往往不会要求报关行寄回。

但是，现在海关的操作模式已经将对货物监管的重心后移，以后续复核、稽查为主。一旦发现企业已申报放行的货物出现错误，甚至导致税款征收差异，就可能要求企业补税并给予行政处罚。以商品归类错误为例，根据海关总署2012年第2号行政解释令的相关规定，如果海关已对申报货物的商品归类进行“实质性审核”则不属于申报不实，通常不予行政处罚。这时，有没有查验的书面文件就成为了向海关解释的重要依据之一。

再以核销结案通知书为例。在加工贸易电子手册核销结案之后，海关会打印核销结案通知书，因为此时报关手续已经完成，保证金也退回了，有的企业就懒得去海关领这个通知书了（小编本人曾经也是这样的）。尤其是目前加工贸易操作中的阶段性核销，核销结案通知书则作为下一个核销周期计算的重要依据，其实对于我们关务工作的非常关键。

这些单据很重要，企业必须妥善留存，否则可能面临降级风险！其实这不难理解。

一、企业的各项单据需要构成一个完整的关务链条。这是指在同一个合同或者同一个手册或者一份报关单项下，除了人工操作程序的完整性以外，还应当保持单据的完整性！没有核销结案通知书，何以从单据的角度判断你已经结案了？没有解除监管证明书，在后续稽查时万一海关存在疑问，你如何证明解除监管的合法性？

在实际工作中，很多企业抱着 “海关系统有记录不就行了” 这样的侥幸心理操作，没有重视单据的保管和留存，这将为企业未来的法律风险、尽职调查、关务审计等工作带来重大隐患。

二、在2014年海关总署发布225号令之后，所有进出口企业、报关企业都应当按照相应的海关AEO认证标准（公众号回复AEO获取认证干货）进行管理。认证标准中第4项单证保管中有如下明确要求 “按海关要求建立进出口单证管理制度，确保企业保存的进出口纸质和电子报关单证、物流信息档案的及时性、完整性、准确性与安全性。” 其中的 “完整性” 就是指海关签发的各项单证、通知都要按规定保存。比如：企业曾申报的某一票报关单被海关处罚过，那么海关在到企业实地认证前就会调取该企业一段时间内的行政处罚记录，要求企业翻出该票报关单的纸质存档文件，如果行政处罚相关文件不在，就视为不符合海关的认证要求了。

当然，果子认为更规范的作法是，除了海关签发的单据以外，其他各部门签发的关联性文件都要以海关认证标准为基础进行保管。这样既满足了海关的认证要求，也满足了企业规范化管理的要求。（对于一些已经实施无纸化的单证，在2014年至无纸化工作开始之间的纸质单据还是要求有滴）

如果企业的关务管理人员没能做到这点，对于已经是海关AEO高级认证和一般认证（点此处教你如何查询）企业的，海关在即将进行的重新认证和三年一轮的重新认证中，如果发现缺少这些单据，可能会导致企业不符合认证标准（已经丢掉的单据一般找不回来的吧）而降级。而对于海关一般信用（点此处教你如何查询）企业，当需要申请升级至AEO高级认证和一般认证时，将会导致认证不通过。到时候企业领导追责的时候怎么办，赶快想想吧……

果子建议大家，立即对前述各项单证的保存情况进行内部核查，对于有些单证报关行协助保管的，企业应当收取正本由报关行保存复印件。对于无法追回的单据，及早做出妥善的补救措施。在未来的报关工作中，注意各项单据的交接，尽可能确保单据完整。当然，如果在这些工作过程中有任何疑问，可以联系果子（微信：sunkai0107），我将尽力帮助大家防范风险，顺利通过海关AEO认证。

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