2019年海关AEO认证公开课：企业组织架构的要求原来这么多
随着海关对AEO认证工作的深入推进，越来越多的企业认识到AEO认证有助于企业提升信用管理水平，果子碰到的企业大多有申请海关AEO认证的需求。虽然海关也发布了企业认证标准，给予了企业足够的指引，但其实不少企业还是因为没有足够对海关法律法规的理解而准备不到位，通不过认证。据果子了解，部分海关已经主动送服务上门，协助企业解决认证问题，但很多问题毕竟还是需要企业自己心里 “有数” 的。比如，企业的组织架构的调整，涉及企业的经营类别、职责分工等工作，就不太适合海关介入咯。那么，到底组织架构要如何去做才符合要求，就等老果慢慢道来……
01
组织架构的重要性
对于任何一间公司来说，企业的组织架构就是一种决策权的划分体系以及各部门的分工协作体系。组织架构不合理会严重阻碍企业的正常运作，甚至导致企业经营的困难。相反，适宜、高效的组织架构能够最大限度的释放企业的能量，使组织更好发挥协同效应。
我们回来看海关2018年177号公告公布的企业认证标准，居然只对AEO高级认证企业的组织架构提出了要求，而AEO一般认证企业则没有提出相应要求，难道一般认证企业可以不用提供组织架构吗？当然不是了！
仔细阅读认证标准即可看出，海关对于设置“专门的部门”有明确规定，这包括了——进出口业务、财务、贸易安全、内部审计、质量管理、复核（或岗位）、加贸（或岗位）等等。这里还会根据企业类型是收发货人还是报关企业，生产产品类型有所区分。那么，你如果向海关证明这些部门的存在和组织关系，申请AEO认证当然需要一份完整的组织架构图了！
02
组织架构图的基本要求
（1）根据责任进行调整
在实际工作中，几乎所有企业都有组织架构图，但是这个架构图是否能达到AEO认证标准的要求就不一定了。其中，海关认证标准中对于职责分工有着较为明确的含义，果子在此就举两个例子：
进出口业务。其实这个进出口业务部与贸易公司中的业务部还不太一样，具体是指负责与海关对接的关务人员所在部门，不少企业叫做“关务部”。这个部门视乎企业高层对关务工作的重视程度而有所区分。有的企业是放在一级部门，而另外一些企业放在二级或三级部门。不可否认的是，任何一个部门到企业都希望与自己业务有关的企业内设部门受到重视，海关也是一样啊。所以，果子建议各位企业负责人，对于人员配备完整，规模较大的企业应当把关务部门放在一级部门，做高级认证必须这么做。如果公司就2、30个人，甚至身兼多职的情况，可以考虑放在二级部门做一般认证。
内部审计。审计应当是由专设机构对经济活动进行独立审查的过程，往往审计部门在公司内部直接对最高决策着负责。基于这个考虑，果子建议企业按海关AEO认证的要求，对审计工作做出以下规划：
a.专门设置审计部门，或由负责体系的部门（如：质量控制部）来做审计工作。
b.从组织架构中看到审计部门至少应为一级部门，甚至应独立于各部门，以确保审计工作的客观性。
c.审计人员应对进出口业务有一定了解，否则会出现 “外行审内行” 的情形。
当然，每个部门的设置都有其特定的含义，我们就留到下面去探讨。
（2）对于共享部门的处理
在果子的认证辅导经验中，经常可以碰到大型企业中由母公司承担部分子公司职责的情形，我来举两个例子：
案例1：某大型央企
因上级集团公司要求，公司的财务部、内控法务部和IT部都是集团公司的相应部门负责，甚至公章都在集团保管。
案例2：某新成立的民营贸易公司
因成立不久，总公司给予了足够的人力支持，内审部、IT部、人事部、财务部等部门都由总公司负责。
在案例1中，因国有企业的体制原因，少量部门采用上级公司托管的形式，只要由上级公司出具相应文件，海关会给予认可。但是案例2是民营企业，并且绝大部分部门都是总公司负责，实际本公司只有行政和业务部门，这样比例的托管是完全不符合海关要求的。
无论如何，海关受理AEO认证申请仅是以法人企业为单元，即便关系再密切，子公司也是个独立法人企业。作为独立法人企业，就应当有独立的完整的组织架构和管理机制。像案例2的这种情况，理论上完全不具备一间公司的基本结构，自然不符合海关要求。
03
工作难点
组织架构调整看起来容易，但是切忌不可只做表面文章。有的企业对待组织架构就很随意，你说怎么改就怎么改，做一份给海关看就是了。但是另外一些企业则没这么简单。对于某些上市公司来说，调整组织架构可能会要求到董事会上决定，而另外一些国有企业则必须征得上级公司的同意才能最终定夺。如果是结构较为简单的小微企业，则基本没有调整的余地，恐怕想通过AEO认证还有很长的路要走。
认证对待海关AEO认证的组织架构调整要求，可能还要面临公司职责分工、人力增加、职位调整等多重影响。至于为什么不能只做表面功夫，果子告诉大家，海关来实地认证的时候可能会很少看具体文件，而更多情况则是直接按组织架构与相关部门的人员确认工作职责，是否具备与组织架构相对应的业务能力，则是海关判断是否资料作假的主要依据。
什么？还有工作职责应该怎么做？就让老果子下回再给大家讲吧。
页:
[1]